Notwendige Dokumente im Todesfall: Welche Unterlagen brauche ich?

Der Todesfall eines Angehörigen ist eine emotionale Ausnahmesituation. In dieser Zeit müssen sich die Hinterbliebenen nicht nur um die Trauerbewältigung kümmern, sondern auch um eine Vielzahl von Formalitäten. Dazu gehört die Beantragung von Sterbeurkunden, die Abmeldung von Verträgen und die Organisation der Bestattung. Um den bürokratischen Aufwand so gering wie möglich zu halten, ist es wichtig, die notwendigen Dokumente im Todesfall griffbereit zu haben.

Hier bieten wir einen Überblick über die notwendigen Dokumente, die im Todesfall eines Angehörigen zwingend benötigt werden.

Grundlegende Dokumente im Todesfall

In der gängigen Praxis erfolgt eine Differenzierung der erforderlichen Unterlagen in zwingend notwendige Unterlagen für Behörden sowie Unterlagen von emotionalem Wert. Zu den zwingend erforderlichen Unterlagen gehört beispielsweise die Sterbeurkunde, die für weitergehende behördliche oder auch organisatorische Schritte benötigt wird.

Sterbeurkunde: Bedeutung, Beantragung und benötigte Anzahl von Kopien

Die Sterbeurkunde hat eine ganz zentrale Bedeutung, da es sich um ein offizielles amtliches Dokument handelt. Mit diesem Dokument bescheinigt das Amt den Tod der betroffenen Person. Als wesentlicher Bestandteil dieses Dokuments gelten sowohl der Name als auch das Geburtsdatum nebst dem Zeitpunkt des Todes.

Die Sterbeurkunde muss bei dem regional zuständigen Standesamt beantragt werden. Als Zuständigkeitsbereich gilt der Ort, an dem der Tod der betroffenen Person erfolgte. Eine Beantragung der Sterbeurkunde ist bei einigen Standesämtern auch online möglich. Hierfür werden jedoch gewisse Unterlagen benötigt, die von Standesamt zu Standesamt abweichen können. Für gewöhnlich ist jedoch der Personalausweis respektive Reisepass sowie die Geburtsurkunde respektive Heiratsurkunde des Antragsstellers ausreichend, um eine Sterbeurkunde zu beantragen.

Je nachdem, welcher bürokratische Aufwand mit dem Tod des Verstorbenen zusammenhängt, kann die Anzahl der zwingend benötigten Kopien der Sterbeurkunde abweichen. Es empfiehlt sich jedoch, stets mehrere Kopien für Versicherungen oder Behörden respektive Banken zu beantragen.

Personalausweis und Reisepass des Verstorbenen: Notwendigkeit der Abmeldung

Der Personalausweis respektive Reisepass der verstorbenen Person müssen unverzüglich nach dem Eintritt des Todes abgemeldet werden. Auf diese Weise kann ein Missbrauch der Ausweisdokumente verhindert werden. Die Abmeldung von dem Ausweisdokument erfolgt bei dem örtlich zuständigen Bürgeramt oder alternativ dazu bei der entsprechenden Meldestelle der Stadt respektive Gemeinde.

Für die Abmeldung von dem Personalausweis respektive Reisepass wird das jeweilige Ausweisdokument der verstorbenen Person im Original sowie die Sterbeurkunde nebst einer Vollmacht benötigt. Der Reisepass wird bei der zuständigen Passbehörde oder alternativ dazu bei dem Einwohnermeldeamt des Sterbeortes der betroffenen Person vorgenommen.

Testament und Erbschein: Rolle für die Erbfolge und Vermögensübertragung

Sowohl das Testament als auch der Erbschein nehmen bei der Erbauseinandersetzung sowie der gesetzlichen Erbfolge eine zentrale Rolle ein. Nach dem Ableben der betroffenen Person ist die Vermögensübertragung ein wichtiger Schritt, der lediglich mithilfe des Testaments oder des Erbscheins realisiert werden kann.

Bei dem Testament handelt es sich um ein Dokument juristischer Natur, das auch als letztwillige Verfügung des Testators bezeichnet wird. In dieser Verfügung legt die verstorbene Person zu Lebzeiten die Vermögensverteilung des eigenen weltlichen Vermögens fest. Der Erbschein hingegen ist ein Dokument amtlicher Natur, das gerichtlich im Zuge der gesetzlichen Erbfolge erteilt wird. Im Gegensatz zu dem Testament legt das Gericht auf der Grundlage des gesetzlichen Erbrechts die Vermögensverteilung fest.

Weitere wichtige Unterlagen

Es gibt eine wahre Vielzahl von Unterlagen, die im Todesfall für die Angehörigen eine besondere Relevanz haben. Zu nennen sind hier sowohl die Geburts- respektive Heiratsurkunde oder alternativ dazu eine Lebenspartnerschaftsurkunde. Weiterhin sind auch die Rentenversicherungsnummer sowie Versicherungspolicen nebst Dokumente für die Kündigung von bestehenden Verträgen bedeutsam.

Rentenversicherungsnummer: Wichtig für die Beantragung von Witwen-/Witwerrente oder Waisenrente

Nach dem Tod einer Person ist es denkbar, dass Angehörige wie der Ehepartner oder Kinder einen gesetzlichen Anspruch auf Witwen-/Waisenrente gegenüber dem Deutschen Rentenversicherungsträger hat. Hierfür ist die Rentenversicherungsnummer der verstorbenen Person zwingend erforderlich. Die Rentenversicherungsnummer muss zwingend dem Antrag der Leistungen beigefügt werden, damit der Deutsche Rentenversicherungsträger den Antrag zuordnen und den Leistungsanspruch prüfen kann.

Sollten Angehörige einen derartigen Anspruch auf Leistungen gegenüber dem Deutschen Rentenversicherungsträger stellen, so muss die Sterbeurkunde des verstorbenen Versicherungsnehmers nebst den eigenen Ausweisdokumenten sowie einer etwaigen Heiratsurkunde dem Antrag beigefügt werden.

Versicherungspolicen: Lebensversicherung, Unfallversicherung, private Rentenversicherung

Sollte die verstorbene Person über eine Lebensversicherung, Unfallversicherung oder eine private Rentenversicherung verfügen, so müssen die Versicherungsgeber von dem Tod des Versicherungsnehmers in Kenntnis gesetzt werden. Die entsprechenden Versicherungspolicen sind hierfür erforderlich, da die Versicherungsvertragsnummer zwingend benötigt wird.

Sollten Angehörige gegenüber dem Versicherungsgeber Ansprüche geltend machen wollen, so wird auch die Sterbeurkunde sowie der Nachweis über das bestehende Verwandtschafts-/Angehörigenverhältnis zwingend benötigt. Mitunter ist es auch erforderlich, dass rechtsanwaltlicher Beistand für diesen Schritt benötigt.

Dokumente für die Abmeldung und Kündigung von Verträgen

Es ist keine Seltenheit, dass Menschen im Verlauf ihres Lebens Verträge mit anderen Personen abschließen oder Mitgliedschaften bei Vereinen innehaben. Diese Verträge müssen selbstverständlich nach dem Ableben der Person ebenfalls gekündigt werden.

Mitgliedschaften und Abonnements: Vereine, Zeitschriften, Online-Dienste

Die Abmeldung von Mitgliedschaften bei Vereinen respektive Abonnements von Zeitschriften respektive Online-Diensten ist nach dem Ableben der betroffenen Person durch die Angehörigen relativ simpel möglich. Eine Kündigung der Dienste oder Abonnements respektive Mitgliedschaften erfolgt auf dem Schriftweg mittels einer einfachen Kündigung. Ein separater Nachweis des Todes ist hierfür nicht zwingend erforderlich.

Verträge: Handyvertrag, Internet, Strom, Gas, Wasser

Handyverträge oder auch Verträge mit Energieanbietern können durch die Angehörigen nach dem Ableben des Vertragsinhabers durch die Angehörigen in der gängigen Praxis mittels einer außerordentlichen Kündigung beendet werden. Die Sterbeurkunde kann hierfür einfach per E-Mail an den entsprechenden Anbieter mit dem Kündigungsschreiben übermittelt werden.

Bankunterlagen: Konten, Sparbücher, Kreditkarten

Um Konten oder Sparbücher respektive Kreditkarten der verstorbenen Person auflösen zu können ist es zwingend erforderlich, dass die Sterbeurkunde des Kontoinhabers sowie eine entsprechende Vollmacht gegenüber der Bank vorgelegt wird. Sofern die angehörige Person über einen Erbschein verfügt kann dieser als Vollmacht gegenüber der Bank fungieren.

Dokumente für die Bestattung und Trauerfeier

So manch ein Verstorbener hat bereits zu Lebzeiten gewisse Vorstellungen davon, auf welche Art die Bestattung erfolgen soll respektive wie die Trauerfeier ablaufen soll. Diese Vorstellungen können sowohl mittels eines Vorsorgevertrages als auch mit persönlichen Briefen/Notizen von dem Verstorbenen zum Ausdruck gebracht werden.

Vorsorgevertrag für Bestattung: Falls vorhanden, Details zur geplanten Bestattung

Ist ein Vorsorgevertrag für Bestattungen vorhanden, so müssen die Angehörigen gegenüber dem Anbieter lediglich den Sterbefall nachweisen. Dies erfolgt mittels einer Information des Todes sowie der Vorlage der Sterbeurkunde. Der Anbieter wird dann die Bestattung auf der Grundlage des Vertrages durchführen.

Wünsche zur Trauerfeier: persönliche Notizen oder Briefe des Verstorbenen

Sind persönliche Notizen oder Briefe der verstorbenen Person vorhanden, so können die Angehörigen diese als Grundlage für die Planung der Bestattung / Trauerfeier nutzen. Es muss hierbei jedoch gesagt werden, dass es sich hierbei lediglich um Wünsche des Verstorbenen handelt. Im Gegensatz zu einem Vorsorgevertrag haben diese Notizen / Briefe keine rechtliche Bindungswirkung.

Tipps zur Vorbereitung und Aufbewahrung der Dokumente

Kein Mensch setzt sich gerne mit dem Gedanken des eigenen Ablebens auseinander. Trotz dieses Umstandes ist die frühzeitige Vorbereitung von Dokumenten sowie die sichere Aufbewahrung zwingend erforderlich, damit die Angehörigen nach dem Ableben der betroffenen Person nicht überfordert werden respektive auch tatsächlich die Wünsche des Verstorbenen berücksichtigen.

Empfehlungen für die sichere und zugängliche Aufbewahrung wichtiger Dokumente

Wichtige Dokumente können sowohl in einem Bankschließfach als auch bei einem Notar aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung bei einem Notar ist auf jeden Fall empfehlenswert, da der Notar als unabhängige Amtsperson die Durchsetzung der letztwilligen Verfügung des Verstorbenen im Zuge der Erbauseinandersetzung rechtssicher begleiten kann. Dies bietet den Vorteil, dass sämtliche wichtigen Dokumente direkt und schnell zur Verfügung stehen.

Bedeutung der rechtzeitigen Vorsorge und Kommunikation innerhalb der Familie

Der rechtzeitigen Vorsorge sowie auch Kommunikation innerhalb der Familie kommt eine ganz besondere Bedeutung zu, da auf diese Weise die Angehörigen von den Wünschen und Vorstellungen des Verstorbenen noch zu dessen Lebzeiten in Kenntnis gesetzt werden. Es gibt dann keine Missverständnisse mehr darüber, was sich der Verstorbene nach seinem Ableben gewünscht hat.

Fazit

Ein Todesfall ist stets eine besondere emotionale Herausforderung für die Angehörigen, die jedoch auch mit organisatorischen Herausforderungen einhergeht. Um den Organisationsaufwand für die Angehörigen so gering wie möglich zu halten, ist es wichtig, dass sich der Verstorbene bereits zu Lebzeiten frühzeitig mit der Thematik auseinandersetzt und seine eigenen wichtigen Unterlagen sicher und schnell griffbereit aufbewahrt.