Beglaubigung vom Notar – Überblick über Kosten, Arten und mehr

Es kommt immer wieder vor, dass aus verschiedenen Gründen heraus wichtige Dokumente wie Zeugnisse oder auch gewisse Urkunden im Leben des Menschen benötigt werden. In der Regel dienen Urkunden sowie auch Zeugnisse der Nachweisfunktion im Zusammenhang mit Bewerbungen, um die Qualifikation des Bewerbers gegenüber dem Arbeitgeber zu bescheinigen. Anderweitige Urkunden wie beispielsweise Kaufverträge hingegen dienen der Nachweisfunktion, dass ein gewisser Gegenstand rechtsgültig den Besitzer gewechselt hat. Aus welchem Grund auch immer die Urkunden oder auch Zeugnisse benötigt werden, in der Regel wird dann, wenn sie der Nachweisfunktion dienen sollen, eine notariell beglaubigte Abschrift erforderlich. Was viele Menschen überhaupt nicht wissen ist, dass die gängigsten Urkunden oder auch Dokumente lediglich dann in dem Rechtsverkehr eingesetzt werden dürfen, wenn sie zuvor von einem Notar beglaubigt wurden. Der viel berühmte Satz “davon benötigen wir dann eine beglaubigte Abschrift” ist wohl jedem erwachsenen Menschen einmal zu Ohren gekommen, doch wissen die meisten Menschen überhaupt nicht über die Hintergründe und genauen Rahmenumstände einer notariellen Beglaubigung Bescheid. Auch die Kosten für eine derartige notarielle Beglaubigung gehört zu dem Wissen, welches für einen erwachsenen Menschen nicht gänzlich unwichtig ist.

Die Beglaubigung vom Notar ist ein Vorgang, bei welchem der Notar die Richtigkeit der Abschriften sowie auch der Unterschriften auf dem Dokument bescheinigt. Vereinfacht ausgedrückt könnte auch gesagt werden, dass der Notar die Übereinstimmung von einer Kopie mit dem Original durch die notarielle Beglaubigung bestätigt.

Beglaubigung durch Notar
Symbolfoto: Von Daniel Jedzura/Shutterstock.com

In welchen Fällen wird eine notarielle Beglaubigung überhaupt benötigt?

Zwingend benötigt wird eine notarielle Beglaubigung in erster Linie bei Anmeldungen oder auch Eintragungen in die öffentlichen Register. Diese zwingende Erfordernis ergibt sich aus dem § 12 des HGB (Handelsgesetzbuch), welche sowohl die elektronische als auch die notariell beglaubigte Urkunde für eine Anmeldung oder eine Eintragung vorsieht. Es kommt in diesem Zusammenhang jedoch darauf an, welche Form die jeweilig zuständige Behörde anfordert. Wird lediglich eine einfache Abschrift des Dokuments oder die reine Urschrift angefordert, so ist die elektronische Form vollends ausreichend. Werden jedoch notariell beglaubigte Dokumentenabschriften sowie anderweitige notariell beglaubigter Unterlagen angefordert, so ist die notarielle Beglaubigung der Urschrift unabdingbar. In der gängigen Praxis handelt es sich bei derartigen unabdingbaren rechtlichen Angelegenheiten um Grundbucheintragungen, welche lediglich mit der entsprechend notariell beglaubigten Urkunde erfolgen kann. Der § 29 GrundbuchOrdnung ist hierbei die entsprechende rechtliche Grundlage.

Gleichermaßen verhält es sich bei den Vorgängen

  • Grundschuldbestellungen
  • Hypothekenbestellungen
  • Pfandentlassungen
  • Abtretungserklärungen
  • Auflassungsvormerkungen
  • Löschungsbewilligungen

Der Immobilienbereich ist daher in erster Linie mit der notariellen Beglaubigung stark verbunden.

Welche Arten von notariellen Beglaubigungen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten für einen Notar, eine Beglaubigung vorzunehmen.

Die gängigsten Arten sind

  • die Unterschriftsbeglaubigung
  • die Anfertigung einer beglaubigten Kopie bzw. Abschrift
  • die Erteilung von einfachen Zeugnissen

Die Unterschriftsbeglaubigung ihrerseits wird wiederum in zwei unterschiedliche Arten aufgeteilt:

  • die Unterschrift bei dem Notar
  • die Unterschrift als nachträgliche Beglaubigung

Der Unterschied zwischen diesen beiden Arten liegt einzig und allein in der Anwesenheit bzw. Abwesenheit des Notars. Wird die Unterschrift in Anwesenheit des Notars vollzogen, so wird dieser Umstand in dem sogenannten Beglaubigungsvermerk durch den Notar festgehalten.

Die nachträgliche Beglaubigung ist rechtlich betrachtet ebenfalls wirksam. Für die nachträgliche Beglaubigung der Unterschrift ist allerdings zwingend eine persönliche Bestätigung des Unterzeichners gegenüber dem Notar erforderlich! In dem Beglaubigungsvermerk wird dies dann durch den Notar festgehalten.

Die beglaubigte Abschrift bzw. beglaubigte Kopie wird durch den Notar selbst angefertigt. Ein Notar ist dazu berechtigt, von jeder Urschrift, von welcher eine beglaubigte Abschrift bzw. Kopie angefertigt werden soll, eine entsprechende Kopie oder Abschrift zu erstellen. Der Unterschied zwischen der beglaubigten Abschrift und der beglaubigten Kopie liegt darin, dass eine beglaubigte Kopie mittels eines elektronischen Kopiergeräts angefertigt wird während hingegen die beglaubigte Abschrift von dem Notar selbst angefertigt wird.

Eine beglaubigte Abschrift bzw. beglaubigte Kopie kann auch von einer beglaubigten Kopie einer anderweitigen Urschrift, welche dem Notar vorgelegt wird, angefertigt werden.

Ein Notar ist ebenfalls dazu berechtigt, einfache Zeugnisse zu erteilen. In der gängigen Praxis werden diese einfachen Zeugnisse als simple Notarbescheinigungen bezeichnet. Hierbei kann es sich um Vertretungsberechtigungsbescheinigungen auf der Grundlage des § 21 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 der BundesNotarOrdnung handeln als auch um Bescheinigungen im Zusammenhang mit einem Unternehmenssitz bzw. Sitz von einer juristischen Person respektive Handelsgesellschaft. Auch Firmenänderungen wie beispielsweise Umwandlungen oder dergleichen können von einem Notar mittels eines einfachen Zeugnis ausgestellt werden.

Wie ist der Ablauf einer notariellen Beglaubigung?

Im ersten Schritt prüft der Notar, ob ein Original zu seinen Händen gegeben wurde. Die Originalurschrift oder eine beglaubigte Kopie der Urschrift muss auf jeden Fall zwingend vorhanden sein, da ein Notar keine Beglaubigung einer simplen Kopie vornehmen darf. Die Prüfung der Übereinstimmung zwischen der Kopie und der Urschrift muss für den Notar problemlos möglich sein. Durch die Beglaubigung bescheinigt der Notar, dass die Übereinstimmung gegeben ist.

Im Rahmen einer Beglaubigung hat der Notar lediglich die Pflicht, den Inhalt des zu beglaubigenden Dokuments auf eine Strafbarkeit zu überprüfen. Ist dies der Fall, so muss der Notar die Beglaubigung entsprechend verweigern. Eine rechtliche Beratung findet durch den Notar nicht statt!

Zu dem Beglaubigungstermin muss ein Mandant eines Notars seinen Ausweis mitbringen. Sollte der Mandant dem Notar bereits seit längerer Zeit persönlich bekannt sein kann dies jedoch entfallen.

Welche Kosten verursacht eine notarielle Beglaubigung?

Im Volksmund hält sich seit ewigen Zeiten der Irrglaube hartnäckig, dass ein Notar für eine Beglaubigung regelrechte Unsummen verlangt. In der Realität jedoch sieht dies anders aus, da sich die Kosten für die notarielle Beglaubigung auf der Basis des Gebührensatzes gem. Notarkostengesetz berechnen und dementsprechend auch festgelegt sind. Der Geschäftswert des Rechtsgeschäfts sowie auch der mit der Beglaubigung verbundene Aufwand des Notars sind die Grundlagen für die Gebühren, welche gem. Notarkostengesetz einer klar definierten Gebührenstaffelung unterliegen.

Die entsprechende Staffelung sieht vor

  • die sogenannte Fünftelgebühr
  • der einfache Satz
  • der hälftige Wert
  • die doppelte Notargebühr

Handelt es sich bei der Beglaubigung um eine simple Unterschriftsbeglaubigung, so darf der Notar lediglich die Fünftelgebühr in Rechnung stellen. Die Fünftelgebühr beläuft sich gem. § 40 sowie § 41 Beurkundungsgesetz auf einen Rahmen von mindestens 20 Euro und maximal 70 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Für die Beglaubigung einer Abschrift wird gem. Notarkostengesetz (GNotKG) ein Mindestbetrag von 10 Euro zzgl. Mehrwertsteuer durch den Notar in Rechnung gestellt. Sollte die Urschrift ein Volumen von zehn Seiten übersteigen, so kann der Notar jede zusätzliche Seite zusätzlich mit einem weiteren Euro berechnen.

Die notarielle Beglaubigung wird in der gängigen Praxis sehr häufig mit der notariellen Beurkundung verwechselt. Diese beiden Vorgänge dürfen jedoch nicht miteinander verwechselt werden, da es sich um zwei völlig unterschiedliche notarielle Vorgänge handelt.

Der Unterschied zwischen einer notariellen Beglaubigung und einer notariellen Beurkundung liegt darin, dass der Notar bei der notariellen Beurkundung gesetzlich dazu verpflichtet ist, auch den Willen der jeweiligen Parteien im Hinblick auf die Beurkundung zu erforschen. Es wird durch den Notar somit auch die Rechtmäßigkeit des Rechtsgeschäfts geprüft. Bei der notariellen Beglaubigung jedoch entfällt dieser Vorgang, sodass der Notar lediglich die Rechtmäßigkeit des vorgelegten Dokuments zu prüfen hat.

Es wird nicht selten im Volksmund davon gesprochen, dass ein Notar regelrecht die “Lizenz zum Gelddrucken” besitzt und dass die meisten Menschen dementsprechend in ihrem nächsten Leben gern Notar werden möchten. Dieses Vorurteil entbehrt jedoch jeglicher Grundlage, da es das Tätigkeitsfeld des Notars massiv herabwürdigt. Zwar mag der Umstand stimmig sein, dass die meisten Notare auch ein entsprechendes Sekretariat im Hintergrund haben, welches die jeweiligen Abschriften oder die ganze Verwaltungstätigkeit für den Notar durchführt, allerdings darf der Aspekt der rechtlichen Verantwortung niemals außer Acht gelassen werden. Der Notar übernimmt im Rahmen der Beglaubigung die volle rechtliche Verantwortung für den Vorgang, da er die Beglaubigung in seinem eigenen Namen und im Rahmen seiner Notartätigkeit durchführt. Der Notar ist somit durchaus vergleichbar mit einem Bürgen. Da die Dokumente, welche durch den Notar beglaubigt werden, im Rechtsverkehr zirkulieren ist somit ein hohes Maß an Vertrauen in die Notartätigkeit erforderlich. Diesem Vertrauen muss jeder Notar gerecht werden.

Wenn Sie eine notariell beglaubigte Abschrift eines Dokuments oder eine Beglaubigung einer Urschrift benötigen, so können wir als langjährig erfahrene Rechtsanwalts- sowie Notarkanzlei sehr gern zu Diensten sein. Unabhängig davon, zu welchem Zweck Sie die Beglaubigung benötigen, stehen wir Ihnen mit unserem Team aus erfahrenen und engagierten Notaren sehr gern zur Verfügung. Sie können uns diesbezüglich sehr gern über unsere Internetpräsenz oder auf dem fernmündlichen Weg bzw. auch per E-Mail kontaktieren und uns Ihr Anliegen schildern. Selbstverständlich stehen wir auch in Zeiten des eingeschränkten persönlichen Kontakts in vollem Umfang für Sie zur Verfügung und führen die entsprechende Beglaubigung innerhalb von kürzester Zeit für Sie durch, sodass Sie dann ohne nennenswerte Verzögerung auf die beglaubigte Abschrift oder das beglaubigte Dokument zugreifen können.