Zu den wesentlichen Aufgaben eines Notars gehört es auch, Tatsachen eines ganz bestimmten Zusammenhangs festzustellen und diese Tatsachen in Form von Dokumenten oder auch Urkunden zu bescheinigen. Diese Bescheinigungen werden dann von den Personen, die den Notar aufsuchen, als Beweismittel verwendet.
Ein hervorragendes Beispiel für die Notartätigkeit ist die notarielle Tätigkeitsbescheinigung, die in unzähligen Bereichen des Rechtsverkehrs eine immens hohe Bedeutung hat. Sei es bei Immobiliengeschäften oder auch im Bereich der Erbangelegenheiten respektive im Familienrecht – die Tatsachenbescheinigung des Notars wird zwingend benötigt. Was sich jedoch genau hinter dieser Bescheinigung verbirgt oder wie genau sie funktioniert und welche Kosten mit ihr verbunden sind, wissen die wenigsten Menschen. Hier in diesem Ratgeber-Artikel beantworten wir genau diese Fragen und wir verschaffen Ihnen zudem auch noch einen genauen Überblick darüber, welche Aspekte der notariellen Tatsachenbescheinigung auf jeden Fall berücksichtigt werden müssen.
Definition der notariellen Tatsachenbescheinigung
Bei der Tatsachenbescheinigung des Notars handelt es sich der Definition nach um eine Urkunde, mit der ein aktueller IST-Zustand von dem Notar bescheinigt wird. Je nachdem, für welchen Bereich diese Bescheinigung letztlich benötigt wird, gibt es spezifische Urkunden. Mit diesen Urkunden kann in den unterschiedlichen Bereichen des Rechtsverkehrs durch die Beweisfunktion der Bescheinigung Rechtsfrieden gewährleistet und weitergehende Rechtsgeschäfte von dem Urkundeninhaber getätigt werden.
Wann wird eine notarielle Tatsachenbescheinigung benötigt?
Beispiele aus verschiedenen Bereichen (z.B. Immobilienrecht, Erbrecht, Familienrecht)
Genau genommen handelt es sich bei der Bezeichnung notarielle Tatsachenbescheinigung um einen rechtlichen Oberbegriff, unter dem die verschiedenen Urkunden der unterschiedlichen Bereiche zusammengefasst wird. Diejenige Person, die einen Notar mit dem Ansinnen einer entsprechenden Bescheinigung aufsucht, muss daher auf jeden Fall zunächst dem Notar den Rechtsbereich schildern, der abgehandelt werden soll.
Lebensbescheinigung
Muss sich die Person beispielsweise mit einer privaten Rentenauszahlungsstelle auseinandersetzen, so wird hierfür in der gängigen Praxis eine Lebensbescheinigung benötigt. Hierbei handelt es sich um ein amtlich anerkanntes Dokument, das von dem Notar ausgestellt wird und mit dem der Notar gegenüber der Deutschen Rentenversicherung respektive der privaten Versicherungsgesellschaft bescheinigt, dass der Rentenempfänger aktuell noch lebt und dass die Rentenzahlung weiter erfolgen soll. Eine Lebensbescheinigung kann auch in Immobilienrecht erforderlich werden, wenn die Behauptung im Raum steht, dass der im Grundbuch eingetragene Eigentümer eines Grundstücks oder einer Immobilie verstorben ist und das Gegenteil von dem Eigentümer bewiesen werden muss.
Das persönliche Erscheinen der betreffenden Person bei dem Notar ist für die Ausstellung einer Lebensbescheinigung zwingend erforderlich, da der Notar sich vergewissern muss, dass die betreffende Person aktuell noch lebt. Es handelt sich stets um ein höchstpersönliches Rechtsgeschäft, bei dem keine Vertretung zugelassen ist.
Beweis der Urheberschaft
Ein weiteres gutes Beispiel für eine Tatsachenbescheinigung ist die sogenannte Prioritätsverhandlung. Dieses Dokument wird von Autoren oder Freischaffenden benötigt, um im Fall einer Urheberrechtsstreitigkeit den Beweis erbringen zu können, dass das entsprechende Werk tatsächlich von dem Urheber zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt erschaffen wurde. Mittels der Prioritätsverhandlung erhält der Urheber von dem Notar eine Bescheinigung, dass dieses Werk tatsächlich von dem Urheber stammt und dass dieser Urheber mit dem Beweis der Urheberschaft bei dem Notar persönlich vorstellig geworden ist. Als Beweis für die Urheberschaft ist jedes Schriftstück zulässig, das sich auf das Werk bezieht. Dieses Schriftstück kann entweder mathematische Formeln oder auch Texte enthalten.
Das Vermögensverzeichnis in Erbangelegenheiten
Im Erbrecht zählt das notariell erstellte Bestandsverzeichnis von sämtlichen Vermögensgegenständen sowie auch Schulden des Erblassers als notarielle Tatsachenbescheinigung. Der Notar erstellt fertigt ein sogenanntes Inventar in Form einer Bestandsaufnahme, das auch als Nachlassverzeichnis bekannt ist. Der Erbe benötigt dieses Nachlassverzeichnis als Nachweis gegenüber denjenigen Personen, die nicht als Erbe vorgesehen sind, aber etwa einen Pflichtteilsanspruch haben. Wenn ein Notar mit der Erstellung eines Inventars beauftragt wurde, bezieht er sich jedoch nicht ausschließlich auf die Angaben von allen Beteiligten, der Notar hat vielmehr auch seine eigenen Ermittlungen durchzuführen und die Ergebnisse zu protokollieren.
Verlosung
Nach § 20 Abs. 1 S. 2 BNotO gehört die Durchführung von Verlosungen und Auslosungen zu den Aufgaben eines Notars. Demnach sollte er auch in der Lage sein, eine von einem Veranstalter organisierte Verlosung oder Auslosung lediglich zu überwachen. In solchen Fällen kann sich der Notar auf die Dokumentation der Verlosung als Tatsachenbeurkundung beschränken. Auf Wunsch des Veranstalters ist er auch befugt, die Ziehung selbst durchzuführen.
Zudem ist es die Aufgabe des Notars, die Zulässigkeit einer geplanten Verlosung oder Auslosung zu prüfen. Eine unzulässige Verlosung darf nicht beurkundet werden (§ 14 Abs. 2 BNotO, § 4 BeurkG).
Der Geschäftswert für eine solche Tätigkeit liegt zwischen 3.000,00 € und 500.000,00 €. Für die Beurkundung des Ablaufs von Verlosungen oder Auslosungen werden zwei volle Gebühren erhoben (§ 48 Abs. 1 GNotKG).
Unterschied zu anderen notariellen Urkunden
Dem reinen Grundsatz nach handelt es sich bei der notariellen Tatsachenbescheinigung auch um eine beglaubigte Urkunde, die sich nicht wesentlich von anderen notariellen Urkunden unterscheidet. Es gibt jedoch auch Rechtsbereiche, in denen die notarielle Tatsachenbescheinigung von dem Notar lediglich als reiner Vermerk durchgeführt wird. Bei der Prioritätsverhandlung ist dies beispielsweise so der Fall. Der Notar vermerkt unter dem Schriftstück, welches von dem Urheber des Werks zu dem Notartermin mitgeführt wird, dass der Urheber des Werks tatsächlich der Urheber ist.
Wie funktioniert die Erstellung einer notariellen Tatsachenbescheinigung?
Ablauf des Notarverfahrens
Der Ablauf des Notarverfahrens ist stets identisch. Die betreffende Person erscheint höchstpersönlich mit dem Anliegen in den Notarräumlichkeiten. Es ist zwingend erforderlich, dass sich die bei dem Notar vorstellige Person mittels eines gültigen Ausweisdokuments gegenüber dem Notar ausweisen kann. Sollte dem Notar die betreffende Person jedoch persönlich bekannt sein, so kann auf die Vorlage eines Ausweisdokuments verzichtet werden. Im Zuge des Notartermins müssen dem Notar sämtliche für den Sachverhalt relevante Beweise vorgelegt werden. Anschließend erstellt der Notar die Tatsachenbescheinigung und händigt diese an die Person aus.
Rolle des Notars bei der Erstellung der Bescheinigung
Dem Notar kommt bei der Erstellung der Bescheinigung die zentrale Rolle zu, da er diese Bescheinigung ausstellt und sich dementsprechend auch in die Haftung für die Richtigkeit des Dokuments begibt. Da dieses Dokument gegenüber Behörden oder auch anderen offiziellen Institutionen eine Beweiskraft hat, muss die Bescheinigung auch tatsächlich den Tatsachen entsprechen. Dies bedeutet, dass der Notar die Tatsachenbescheinigung lediglich dann erstellen kann, wenn er sich von den Tatsachen überzeugen konnte.
Anforderungen an die Beweiskraft der Bescheinigung
Die rechtliche Grundlage für die notarielle Tatsachenbescheinigung stellt der § 36 BeurkG (Beurkundungsgesetz) dar. In diesem Paragrafen ist festgelegt, dass der Gesetzgeber an die Beweiskraft der Bescheinigung einige Anforderungen gestellt hat. Die wesentliche Anforderung ist der Umstand, dass eine notarielle Tatsachenbescheinigung in schriftlicher Form, genauer gesagt als notarielle Niederschrift, vorliegen muss. Ohne dieses Kriterium kann die Tatsachenbescheinigung ihre Beweiskraft nicht entfalten.
Kosten einer notariellen Tatsachenbescheinigung
Da es sich bei der Erstellung einer Tatsachenbescheinigung des Notars um eine Tätigkeit handelt, verursacht diese natürlich Gebühren. Der Notar darf diese Gebühren jedoch nicht auf der Basis der Willkür erheben. Vielmehr muss sich der Notar an den rechtlichen Rahmenbedingungen des GNotKG (Notarkostengesetz) orientieren.
Gebührenordnung für Notare
Für die reine Tatsachenbescheinigung an sich erhebt der Notar eine Festgebühr in Höhe von 20 EUR zzgl. Steuern.
Kostenaufstellung anhand von Beispielen
Die Kosten für die notarielle Tätigkeit orientieren sich an dem Aufwand, den der Notar für die Durchführung der Tätigkeit hat. Sollte sich die Tätigkeit alleinig auf die Tatsachenbescheinigung in Form eines Vermerks auf einem mitgeführten Schriftstück im Zuge der Prioritätsverhandlung beziehen, so hat der Notar mit dieser Durchführung auch sehr wenig Aufwand. Bei einer aufwendigeren Tatsachenbescheinigung jedoch kann der Notar auch den entsprechenden Mehraufwand in Rechnung stellen.
Fazit
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
Dem Notar kommt in Deutschland eine besondere Stellung zu, da sein Wort Beweiskraft in Rechtsgeschäften hat. Durch die Tatsachenbescheinigung erhalten die Personen, die sich mit einem derartigen Ansinnen an den Notar wenden, ein Beweismittel für die Durchführung weitergehender Rechtsgeschäfte und können auf diese Weise den Rechtsfrieden herstellen.
Empfehlung zur Inanspruchnahme eines Notars bei Bedarf einer Tatsachenbescheinigung
Da die Tatsachenbescheinigung in unzähligen Bereichen des Rechtsverkehrs zwingend benötigt wird, ist es auf jeden Fall erforderlich, sich mit einem entsprechenden Ansinnen an einen Notar zu wenden. Die hierfür entstehenden Kosten sind transparent durch das GNotKG geregelt und müssen im Verhältnis betrachtet eher als gering angesehen werden.
