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Vorsorgevollmacht für Unternehmen – Handlungsfähigkeit gewährleisten

Jeder Unternehmer oder Geschäftsführer hat gegenüber dem eigenen Unternehmen eine große Verantwortung, die sich neben den unternehmerischen Belangen natürlich auch auf die Mitarbeiter bezieht. Dieser Verantwortung kann der Unternehmer jedoch nur dann nachkommen, wenn die eigene Gesundheit dies zulässt. Es steht auch immer das Risiko im Raum, dass der Geschäftsführer den Herausforderungen aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr nachkommen kann oder schlimmstenfalls sogar gänzlich handlungsfähig wird. Damit in derartigen Fällen die Kontrolle über das Unternehmen nicht verloren geht und die Handlungsfähigkeit gewährleistet werden kann, hat der Gesetzgeber in Deutschland die Vorsorgevollmacht für Unternehmen ins Leben gerufen.

Hier in diesem Ratgeber Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über den Charakter einer derartigen Vollmacht und über die genauen Hintergründe. Überdies erfahren Sie auch, warum die Vorsorgevollmacht für Unternehmen besonders wichtig ist und auf welche Art und Weise sie erstellt wird. Zudem geben wir Ihnen auch noch praktische Tipps sowie Empfehlungen, damit Sie im Fall des Falles optimal vorbereitet sind und die Gewissheit haben, dass Ihr Unternehmen in Ihrer gesundheitlich bedingten Abwesenheit erfolgreich weitergeführt wird.

Bedeutung und Notwendigkeit einer Vorsorgevollmacht für Unternehmen

Vorsorgevollmacht für Unternehmen
Eine Vorsorgevollmacht ist wichtig, damit ein Unternehmen im Falle von Krankheit oder Unfall des Geschäftsführers oder Inhabers handlungsfähig bleibt. Ohne eine solche Vollmacht kann es zu erheblichen Schwierigkeiten bei der Fortführung des Geschäftsbetriebs kommen. (Symbolfoto: bluedog studio/Shutterstock.com)

Die Vorsorgevollmacht hat für Unternehmen eine ganz besondere Bedeutung, da der Erfolg des Unternehmens sehr eng an die Fähigkeiten des Geschäftsführers respektive Unternehmers geknüpft ist. Sollte der Unternehmer den unternehmerischen Herausforderungen gesundheitsbedingt nicht mehr gewachsen sein, so wirkt sich dies direkt auf die Handlungsfähigkeit des Unternehmens aus. Gerade in mittelständischen oder kleineren Unternehmen, in denen es nur einen einzigen Geschäftsführer gibt, sollte die Person des Geschäftsführers daher auf jeden Fall mit einer entsprechenden Vorsorgevollmacht für den Fall des krankheitsbedingten Ausfalls Vorsorge tragen.

Gem. § 6 Abs. 2 S. 1 GmbHG verliert ein Geschäftsführer, der aufgrund einer Erkrankung oder eines Unfalls handlungsunfähig wird, sein Amt. Dies kann im schlimmsten Fall sogar die Insolvenz des Unternehmens nach sich ziehen.

Was ist eine Vorsorgevollmacht für Unternehmen?

Definition und Abgrenzung zur Generalvollmacht

Die Vorsorgevollmacht für Unternehmen ist allgemein hin auch als Unternehmervorsorgevollmacht bekannt. Hiermit ist eine spezielle Form der Generalvollmacht auf widerruflicher Basis gemeint, welche der Absicherung des Unternehmens dient. Sollte der Geschäftsführer aus gesundheitlichen Gründen handlungs- oder geschäftsunfähig werden, so wird durch die Unternehmervorsorgevollmacht die Handlungsfähigkeit des Unternehmens gewährleistet. Obgleich es sich bei der speziellen Vorsorgevollmacht dem reinen Grundsatz nach um eine Vollmacht auf Basis der Generalvollmacht handelt, so muss dennoch eine klare Abgrenzung zwischen den Vollmachtsarten vorgenommen werden. Im Gegensatz zu der Vorsorgevollmacht erstreckt sich die Generalvollmacht ausdrücklich nicht auf die vollumfänglichen Pflichten und Rechte des Geschäftsführers. Der Gesetzgeber in Deutschland sagt, dass die rechtliche Wirksamkeit der Generalvollmacht an den Umstand geknüpft ist, dass diese hinter den Geschäftsführerkompetenzen zurückbleibt.

Rechtliche Grundlagen und Voraussetzungen

Eine wichtige Voraussetzung ist, dass das Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist und dementsprechend dem Handelsgesetzbuch (HGB) unterliegt.

Warum ist eine Vorsorgevollmacht für Unternehmen wichtig?

Sollte ein Unternehmer aus gesundheitlichen Gründen das Unternehmen nicht führen können, so stehen dem Geschäftsführer drei Möglichkeiten zur Auswahl. Neben der Unternehmensveräußerung oder der Unternehmensaufgabe gibt es auch die Option, das Unternehmen für den Zeitraum des krankheitsbedingten Ausfalls fortzuführen. Problematisch ist allerdings der Umstand, dass der Geschäftsführer diese Entscheidung lediglich dann treffen kann, wenn die Geschäftsfähigkeit gegeben ist. Sollte es allerdings infolge eines Unfalls oder einer Erkrankung zu einer Geschäftsunfähigkeit kommen, so hat der Geschäftsführer diese Wahl nicht mehr. Damit für diesen Fall eine Absicherung sowohl des Geschäftsführers als auch des Unternehmens gegeben ist, hat die Vorsorgevollmacht eine zentrale Bedeutung.

Risiken und Folgen bei fehlender Vollmacht

Sofern ein Geschäftsführer keine Vorsorgevollmacht erstellt hat, sind die Folgen für das Unternehmen gravierend. Durch die Vollmacht kann der Unternehmer eine Person des eigenen Vertrauens mit der Fortführung der Unternehmensvertretung beauftragen, der eben jene Aufgaben im Sinne des Unternehmers ausführt und vorwiegend diesen Herausforderungen auch gewachsen ist. Gibt es keine Vollmacht, so ist das Unternehmen zunächst erst einmal im wahrsten Sinne des Wortes führungslos. Das zuständige Gericht wird dann einen Betreuer gerichtlich bestimmen, der die Aufgaben des Unternehmers weiterführt. Dieser gerichtlich bestellte Betreuer kann dann auch die Unternehmensgeschicke leiten. Es gibt allerdings die Auflage, dass der gerichtlich bestellte Betreuer in dem Sinne des Unternehmens handelt und Vermögensverluste auch vermeiden muss. Ob der Betreuer die hierfür erforderlichen fachlichen Fähigkeiten und die Eignung besitzt, ist allerdings nicht immer gewährleistet, sodass sich hieraus ein Risiko für das Unternehmen ergeben kann.

Praktische Beispiele und Erfahrungen

Es gibt eine wahre Vielzahl von Beispielen, bei denen die fehlende Vorsorgevollmacht einem Unternehmen zum Verhängnis wurde. Von der simplen Unternehmenskrise, aus der heraus zahlreiche Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz verloren haben, bis hin zur Unternehmensinsolvenz hat es in Deutschland alles schon gegeben. Wären die Unternehmer oder auch Geschäftsführer seinerzeit ein wenig umsichtiger und vorausschauender gewesen, so hätte so manches Unternehmen vor der Krise oder Insolvenz bewahrt werden können.

Wie erstellt man eine Vorsorgevollmacht für Unternehmen?

Da eine Unternehmervorsorgevollmacht auch stets eine Generalvollmacht enthält, sollte der Unternehmer darauf achten, dass in der Vollmacht auch direkt eine Handlungsanweisung enthalten ist. Diese Handlungsanweisung sollte sich explizit auf die betrieblichen Belange fokussieren.

Schritte und Vorgehensweise bei der Erstellung

Der Gesetzgeber schreibt für die Vollmacht grundsätzlich keine Form vor. Es ist gesetzlich zulässig, die entsprechende Vollmacht in Eigenregie ohne die Mitwirkung eines Notars zu erstellen. Auch eine notarielle Beglaubigung der Vollmachtsurkunde ist in Deutschland gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es muss allerdings beachtet werden, dass die allgemeine Akzeptanz im Geschäftsverkehr bei einer beglaubigten Vollmacht erheblich höher ist. Die schriftliche Unternehmervorsorgevollmacht sollte dementsprechend erstellt und auch notariell beglaubigt werden. Wer sich gegen die notarielle Beglaubigung entscheidet, geht ein kalkuliertes Risiko ein, da die notarielle Beglaubigung natürlich Kosten verursacht.

Inhalt und Umfang der Vollmacht

In der Vollmacht muss zwingend die Person des Vollmachtnehmers sowie auch das Unternehmen als Vollmachtgeber genannt werden. Überdies muss auch der Umfang der Vollmacht in Form der Tätigkeiten aufgeführt werden, die der Vollmachtnehmer im Namen des Unternehmens ausüben darf. Unterschieden werden muss hierbei die Tätigkeit im sogenannten Innenverhältnis und die Tätigkeit im Außenverhältnis.

Besonderheiten und Fallstricke

Besonderheiten können sich aus dem rechtlichen Status eines Unternehmens heraus ergeben. Sollte es sich um ein Einzelunternehmen handeln, kann die Abgrenzung zu dem privaten Vermögen des Geschäftsführers erheblich komplizierter sein, als es bei einer GmbH der Fall ist. Ein Fallstrick stellt die Wirksamkeitsdauer der Vollmacht dar. Es sollte bei der Formulierung unbedingt darauf geachtet werden, dass die Vollmacht mit dem Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Unternehmers ihre Wirksamkeit entfaltet und dann endet, wenn der Vollmachtgeber die Geschäftsfähigkeit wiedererlangt. Wenn es sich bei dem Unternehmen um eine GmbH handelt, muss bedacht werden, dass eine vollständige Geschäftsführungsbefugnis nicht möglich ist. In derartigen Fällen kann lediglich eine Einzelfallbefugnis erstellt werden.

Widerruf und Änderung der Vollmacht

Eine Vorsorgevollmacht für Unternehmen kann in verschiedenen Situationen widerrufen oder geändert werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie und unter welchen Umständen dies geschehen kann und welche Schritte dabei erforderlich sind.

  1. Widerruf der Vollmacht: Der Widerruf einer Vollmacht ist grundsätzlich möglich, indem man eine einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung abgibt. Dies muss gegenüber demjenigen erfolgen, gegenüber dem die Vollmacht erteilt wurde (§§ 168 S. 3, 167 Abs. 1 BGB). Der Widerruf wirkt dann ex nunc, das bedeutet, dass alle bisher abgeschlossenen Geschäfte des Vertreters weiterhin für und gegen den Vollmachtgeber wirken.

Eine Vollmacht kann grundsätzlich mündlich oder schriftlich widerrufen werden. Bei einer notariellen Vorsorgevollmacht sollte der Notar über den Widerruf informiert werden. Nach dem Widerruf ist es wichtig, die erloschene Vollmacht sowie alle Ausfertigungen und Kopien zu vernichten.

  1. Änderung der Vollmacht: Um eine Vollmacht zu ändern, kann man eine neue Vollmacht erstellen, die die gewünschten Änderungen enthält. Dies sollte in der Regel schriftlich erfolgen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Änderungen nachweisen zu können. Im Falle einer notariellen Vorsorgevollmacht sollte auch hier der Notar über die Änderungen informiert werden.

Um eine Vorsorgevollmacht für Unternehmen zu widerrufen oder zu ändern, ist es ratsam, sich an einen Rechtsanwalt oder Notar zu wenden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte korrekt durchgeführt werden und die gewünschten Änderungen rechtlich wirksam sind.

Spezielle Vorsorgevollmacht für verschiedene Rechtsformen

Eine Vorsorgevollmacht ist ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass im Falle einer Handlungsunfähigkeit die Geschäfte und Entscheidungen eines Unternehmens weiterhin getroffen werden können. Die Besonderheiten der Vorsorgevollmacht hängen von der Rechtsform des betroffenen Unternehmens ab. In diesem Zusammenhang werden im Folgenden die Besonderheiten für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften erläutert.

  1. Einzelunternehmen: Bei einem Einzelunternehmen gibt es nur eine Person, die das Unternehmen führt und vertritt. In diesem Fall kann die Vorsorgevollmacht an eine Vertrauensperson erteilt werden, die im Falle einer Handlungsunfähigkeit des Unternehmers dessen Geschäfte führt und Entscheidungen trifft. Die Vollmacht kann jederzeit widerrufen oder zurückgegeben werden.
  2. Personengesellschaften (OHG, KG): Bei Personengesellschaften wie der Offenen Handelsgesellschaft (OHG) oder der Kommanditgesellschaft (KG) gibt es mehrere Gesellschafter, die das Unternehmen gemeinsam führen. In diesem Fall kann jeder Gesellschafter eine eigene Vorsorgevollmacht für seine Beteiligung am Unternehmen erstellen und eine Vertrauensperson benennen, die ihn vertritt, wenn er handlungsunfähig wird. Es ist wichtig, dass die Vollmacht klar definiert, in welchem Umfang die Vertrauensperson die Geschäfte führen und Entscheidungen treffen darf.
  3. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG): Bei Kapitalgesellschaften wie der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder der Aktiengesellschaft (AG) gibt es eine Trennung zwischen den Gesellschaftern und der Geschäftsführung. Die Geschäftsführung kann eine Vorsorgevollmacht für die Leitung des Unternehmens erstellen und eine Vertrauensperson benennen, die die Geschäfte führt und Entscheidungen trifft, wenn die Geschäftsführung handlungsunfähig wird. Dabei ist es wichtig, dass die Vollmacht im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und den Statuten der Gesellschaft steht.

In jedem Fall sollte eine Vorsorgevollmacht von einem Rechtsanwalt und einem Notar überprüft und begleitet werden, um die Rechtssicherheit der Vollmacht zu gewährleisten und sicherzustellen, dass sie den individuellen Bedürfnissen entspricht. Ein Rechtsanwalt kann bei der Erstellung einer maßgeschneiderten Vorsorgevollmacht helfen, die den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Rechtsform gerecht wird. Ein Notar kann die Vollmacht beurkunden, um ihre Rechtssicherheit zu erhöhen, insbesondere wenn die Vorsorgevollmacht auch das Recht beinhaltet, über Grundstückseigentum zu verfügen.

Insgesamt ist es wichtig, dass Unternehmen unabhängig von ihrer Rechtsform eine Vorsorgevollmacht erstellen, um sicherzustellen, dass im Falle einer Handlungsunfähigkeit eines Gesellschafters, Geschäftsführers oder Inhabers die Geschäfte weitergeführt werden können und Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden können. Durch die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Notaren können Unternehmen die Rechtssicherheit ihrer Vorsorgevollmacht gewährleisten und sich auf individuelle Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Rechtsform einstellen.

Wer kann als Bevollmächtigter eingesetzt werden?

Auswahlkriterien und Anforderungen an den Bevollmächtigten

Dem reinen Grundsatz nach kann jede Person, die das 18. Lebensjahr vollendet hat und über die entsprechende Geschäftsfähigkeit verfügt, als bevollmächtigte Person eingesetzt werden. Es empfiehlt sich jedoch eine Person auszuwählen, die das besondere Vertrauen des Unternehmers genießt und die das Unternehmen sowie die unternehmerischen Zusammenhänge und Abläufe sehr genau kennt. Die Fähigkeit, den unternehmerischen Herausforderungen gewachsen zu sein, sollte auf jeden Fall vorhanden sein.

Rolle und Aufgaben des Bevollmächtigten

Der Vollmachtnehmer übernimmt für die Dauer der krankheitsbedingten Abwesenheit des Geschäftsführers die vollständige Rolle des Unternehmers. Die Aufgaben orientieren sich dabei an dem Umfang der Vollmacht und müssen im Sinne des Unternehmens ausgeführt werden. Die Vollmacht hat dabei eine verpflichtende Wirkung für den Bevollmächtigten.

Wie wird die Vorsorgevollmacht umgesetzt?

Aktivierung und Wirksamkeit der Vollmacht

Die Vollmacht wird automatisch aktiviert und wirksam, wenn die entsprechenden Voraussetzungen hierfür als gegeben anzusehen sind. In der gängigen Praxis tritt dieser Fall ein, wenn der Unternehmer die Geschäftsfähigkeit verliert oder vorübergehend einbüßt.

Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Bevollmächtigtem und Unternehmen

Bevollmächtigte können im Rahmen des Vollmachtumfangs mit anderen Unternehmen uneingeschränkt kommunizieren. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass die Vollmacht diese Befugnisse im Bereich Außenverhältnis beinhaltet und dass die Kommunikation sowie auch Zusammenarbeit einen direkten Unternehmensbezug aufweist.

Rolle des Notars und Rechtsanwalts

Die Erstellung einer Vorsorgevollmacht für Unternehmen sollte idealerweise unter der Beratung und Begleitung eines Rechtsanwalts und eines Notars erfolgen, um die Rechtssicherheit der Vollmacht zu gewährleisten. Beide Berufsgruppen haben unterschiedliche Aufgaben und Kompetenzen, die im Folgenden näher erläutert werden.

Rechtsanwalt:

  1. Beratung: Ein Rechtsanwalt hilft Ihnen dabei, die rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen einer Vorsorgevollmacht für Ihr Unternehmen zu verstehen. Er wird Sie über mögliche Fallstricke informieren und Ihnen Empfehlungen zur Gestaltung der Vollmacht geben.
  2. Erstellung: Der Rechtsanwalt unterstützt Sie bei der Formulierung der Vorsorgevollmacht und sorgt dafür, dass sie rechtlich einwandfrei und auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Er kann auch prüfen, ob bereits vorhandene Vollmachten den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  3. Aktualisierung: Gesetzliche Rahmenbedingungen können sich ändern. Ein Rechtsanwalt kann Sie darüber informieren, wenn eine Anpassung Ihrer Vorsorgevollmacht notwendig ist, um den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Notar:

  1. Beurkundung: Ein Notar kann die Vorsorgevollmacht beurkunden, um deren Rechtsgültigkeit und Authentizität zu bestätigen. Die notarielle Beurkundung erhöht die Akzeptanz der Vollmacht im Geschäftsverkehr und kann möglichen Streitigkeiten oder Zweifeln an der Gültigkeit der Vollmacht vorbeugen.
  2. Beglaubigung von Unterschriften: Der Notar kann die Unterschriften der Beteiligten (Vollmachtgeber und Bevollmächtigter) beglaubigen. Dies bestätigt, dass die Unterschriften echt sind und die beteiligten Personen die Vollmacht tatsächlich erteilt bzw. angenommen haben.
  3. Aufbewahrung: Ein Notar kann die Vorsorgevollmacht sicher aufbewahren und dafür sorgen, dass sie im Bedarfsfall schnell gefunden und genutzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn der Vollmachtgeber plötzlich handlungsunfähig wird und die Vollmacht unverzüglich wirksam werden muss.

Insgesamt tragen sowohl der Rechtsanwalt als auch der Notar dazu bei, die Vorsorgevollmacht für Ihr Unternehmen rechtssicher zu gestalten und mögliche Risiken und Probleme zu minimieren. Es wird daher empfohlen, beide Experten in den Prozess der Erstellung einer Vorsorgevollmacht einzubeziehen.

Fazit und Ausblick

Zusammenfassung und Bewertung der Unternehmervorsorgevollmacht

Die Unternehmervorsorgevollmacht ist ein wichtiges Instrument für Geschäftsführer und Unternehmer, um die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens zu gewährleisten. Da die Handlungsfähigkeit und auch der Erfolg eines Unternehmens sehr eng mit der Person des Geschäftsführers verknüpft ist, sollte sich jeder Unternehmer bereits frühzeitig Gedanken darüber machen, wer im Ernstfall die Geschicke des Unternehmens während des krankheitsbedingten Ausfalls leitet.

Empfehlungen und Handlungsempfehlungen für Unternehmer und Geschäftsführer

Da jeder Unternehmer auch stets eine besondere Verantwortung für die Arbeitnehmer des Unternehmens innehat, sollte die Erstellung der entsprechenden Vollmacht auf jeden Fall in Zusammenarbeit mit einem Rechtsanwalt und Notar erfolgen. Die Wahl der bevollmächtigten Person sollte auf gar keinen Fall leichtfertig, sondern vielmehr wohldurchdacht erfolgen.

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