Die Anmeldung einer Prokura beim Handelsregister muss nach deutschem Recht in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden, in der Praxis erfolgt dies regelmäßig über einen deutschen Notar. Auch ausländische Notare oder Online-Beglaubigungen können nur dann verwendet werden, wenn Verfahren und Stellung des ausländischen Notars den deutschen Vorgaben gleichwertig sind; ob dies im Einzelfall erfüllt ist, prüft das zuständige Registergericht.
Wer hier unpassende oder nicht gleichwertige ausländische Online-Lösungen nutzt, riskiert die Zurückweisung der Anmeldung und damit Verzögerungen. Für eine rechtssichere und zügige Eintragung empfiehlt sich daher in der Regel die Beglaubigung durch einen deutschen Notar.
Übersicht
- Prokura anmelden: Das Wichtigste im Überblick
- Muss die Anmeldung der Prokura notarisch beglaubigt werden?
- Ablauf: Wie kann man die Prokura online beim Notar anmelden?
- Warum werden ausländische Online-Beglaubigungen oft abgelehnt?
- Teure Falle nach der Anmeldung: Vorsicht vor gefälschten Rechnungen
- Checkliste: Wie ist der Ablauf der Anmeldung beim Handelsregister?
- Experten-Kommentar
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- Wer muss die Prokura-Anmeldung beim Handelsregister unterschreiben?
- Muss ich den Prokuristen selbst zum Notartermin schicken?
- Kann ich die Prokura online rechtssicher beim Notar anmelden?
- Wird eine ausländische Online-Beglaubigung vom Registergericht anerkannt?
- Was passiert, wenn der ehemalige Prokurist vor der Löschung weiter handelt?
- Welche Vollmacht brauche ich bei Gesamtvertretung für die Anmeldung?
Prokura anmelden: Das Wichtigste im Überblick
- Ohne korrekte Anmeldung kann die Prokura nach außen noch weiter wirken – das kann teure Verträge und Haftung auslösen.
- Prokura heißt: Jemand darf das Unternehmen im Alltag vertreten, etwa Verträge abschließen, Waren bestellen oder Bankgeschäfte anstoßen.
- Betroffen sind alle, die einem Mitarbeiter Prokura geben oder sie wieder löschen lassen wollen; die Anmeldung läuft über das Handelsregister.
- Melden Sie die Prokura sofort beim Notar an und reichen Sie die Unterlagen elektronisch ein.
- Der wichtigste Hebel ist eine saubere Beglaubigung durch den Notar mit den richtigen Unterschriften und vollständigen Angaben.
- Gelingt die Eintragung, ist die Prokura nach außen klar sichtbar und die spätere Löschung wird leichter durchsetzbar.
Muss die Anmeldung der Prokura notarisch beglaubigt werden?
Der Beschluss über die Prokura-Erteilung liegt unterschrieben auf dem Tisch. Im Innenverhältnis darf der neue Prokurist bereits handeln – doch damit ist es noch nicht getan. § 53 Abs. 1 HGB verpflichtet Sie als Inhaber des Handelsgeschäfts, die Erteilung der Prokura zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.
Dasselbe gilt, wenn die Prokura erlischt (§ 53 Abs. 2 HGB). Die Anmeldung selbst muss nach § 12 Abs. 1 HGB elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Die öffentliche Beglaubigung der Unterschrift erfolgt regelmäßig durch einen Notar, der die elektronische Einreichung übernimmt.
Wichtig: Die Eintragung ist deklaratorisch. Die Prokura wirkt auch ohne sie. Aber erst mit der Eintragung greift der Publizitätsschutz des § 15 HGB – und der ist entscheidend, vor allem beim Erlöschen. Solange das Erlöschen nicht eingetragen ist, kann sich ein gutgläubiger Dritter weiter auf die Prokura berufen. Der ehemalige Prokurist kann die Gesellschaft also wirksam verpflichten.
„(1) Solange eine in das Handelsregister einzutragende Tatsache nicht eingetragen und bekanntgemacht ist, kann sie von demjenigen, in dessen Angelegenheiten sie einzutragen war, einem Dritten nicht entgegengesetzt werden, es sei denn, dass sie diesem bekannt war.“ (§ 15 Abs. 1 HGB),
Noch ein häufiger Irrtum vorab: Der Gesellschafts- oder Geschäftsführerbeschluss selbst muss nicht notariell beglaubigt werden. Was beglaubigt werden muss, ist die Unterschrift unter der Anmeldung – und diese Unterschrift müssen die vertretungsberechtigten Organe leisten, also bei der GmbH die Geschäftsführer. Den künftigen Prokuristen zum Notar zu schicken, ist ein klassischer Fehler – er hat dort nichts zu unterschreiben.
Ablauf: Wie kann man die Prokura online beim Notar anmelden?
Die Anmeldung beim Handelsregister unterzeichnen die anmeldeberechtigten Organe – bei der GmbH die Geschäftsführer in vertretungsberechtigter Zahl. Wer die Gesellschaft allein vertreten darf, unterschreibt allein. Bei Gesamtvertretung müssen alle erforderlichen Organe unterschreiben oder es muss eine formwirksame Vollmacht vorgelegt werden, die von den Organen gemeinsam im Namen der Gesellschaft erteilt wurde. Zwei getrennte Einzelvollmachten genügen dabei nicht – das hat das OLG Düsseldorf in einer Entscheidung zur Gesamtprokura klargestellt (3 Wx 115/24).
Was der Notar dabei prüft und bestätigt, ist nicht der Inhalt der Prokura, sondern die Echtheit der Unterschrift. Nach § 40 Abs. 1 BeurkG soll eine Unterschrift nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des Notars vollzogen oder von dem Unterzeichner als die eigene anerkannt wird. Der Notar prüft dazu Ihren Ausweis. Das Registergericht übernimmt die Einreichung dann nicht von Ihnen, sondern vom Notar – er übermittelt die beglaubigte Anmeldung elektronisch.
Welche Technik brauche ich für das Video-Verfahren?
Seit dem 1. August 2022 ist die notarielle Beglaubigung und Beurkundung bestimmter gesellschaftsrechtlicher Vorgänge auch per Videokommunikation möglich, ohne physischen Notartermin. Das klingt praktisch – funktioniert aber nur unter strengen technischen und rechtlichen Bedingungen.
Das Verfahren läuft ausschließlich über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer (onlineverfahren.notar.de), geregelt in § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB in Verbindung mit § 40a BeurkG, den §§ 16a ff. BeurkG sowie § 78p BNotO. Andere Plattformen sind nicht zulässig.
Was Sie dafür brauchen: einen Computer oder ein Tablet mit Kamera und Mikrofon, ein Smartphone mit NFC-Funktion, die dazu gehörende „Notar-App“ sowie einen aktivierten elektronischen Identitätsnachweis (eID) auf einem geeigneten Ausweisdokument. Alle seit dem 1. November 2010 ausgestellten deutschen Personalausweise besitzen den dafür nötigen Chip; bei älteren oder nicht freigeschalteten Ausweisen muss die Online-Funktion häufig erst per PIN-Brief aktiviert werden.
In der Regel ist ein deutscher Personalausweis mit eID-Funktion erforderlich; je nach Ausstellungsdatum und Identifizierungsstufe verlangt das Verfahren zusätzlich einen deutschen oder europäischen Reisepass beziehungsweise ein anderes von der Bundesnotarkammer zugelassenes Ausweisdokument. Wer versucht, sich im Video-Gespräch allein mit einem nicht eID-fähigen Dokument zu identifizieren, scheitert bereits an der technischen Identitätsprüfung.
Warum werden ausländische Online-Beglaubigungen oft abgelehnt?
Im Internet gibt es Anbieter, die schnelle und günstige Beglaubigungen über österreichische oder Schweizer Notare versprechen – teils vollständig online, teils per bloßem Unterschriftenvergleich. Das klingt verlockend. Für deutsche Handelsregister ist dies jedoch häufig ein Trugschluss.
Das OLG Karlsruhe hat 2022 klargestellt, dass eine Beglaubigung, die im Ausland lediglich auf einem Abgleich der Unterschrift mit einer Unterschriftsprobe beruht, keine Identitätsprüfung im Sinne des deutschen Rechts darstellt (OLG Karlsruhe, 20.04.2022, 1 W 25/22 Wx). Solche Fernbeglaubigungen ohne persönliche Identitätsfeststellung werden vom Registergericht regelmäßig zurückgewiesen.
Noch aktueller und eindeutiger: Der BGH hat am 25. Februar 2026 entschieden, dass die österreichische Online-Beglaubigung der deutschen Online-Beglaubigung nicht sachlich gleichwertig ist und bei der Anmeldung zum Handelsregister nicht anerkannt werden kann (BGH, 25.02.2026, II ZB 13/24).
Maßstab ist, dass eine ausländische Beglaubigung nur dann ausreicht, wenn die ausländische Urkundsperson eine der Tätigkeit des deutschen Notars entsprechende Funktion ausübt und dabei ein Verfahrensrecht beachten muss, das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht. Das vom BGH geprüfte österreichische Online-Verfahren erfüllt diese Anforderungen nicht.
Die Konsequenz im Einzelfall: Das Registergericht kann die Anmeldung wegen einer nicht gleichwertigen ausländischen Beglaubigung zurückweisen. Sie verlieren Zeit, zahlen doppelt – einmal für den ausländischen Anbieter, einmal für den deutschen Notar, den Sie am Ende ohnehin brauchen – und tragen während der Verzögerung gegebenenfalls das Haftungsrisiko aus § 15 HGB.
Für Handelsregisteranmeldungen empfiehlt sich daher in aller Regel die Beglaubigung durch einen deutschen Notar – in Präsenz oder über das deutsche Online-Verfahren der Bundesnotarkammer.
Teure Falle nach der Anmeldung: Vorsicht vor gefälschten Rechnungen
Ein erhebliches Risiko besteht für Unternehmen häufig direkt nach dem Notartermin. Da jede Eintragung – und somit auch die neue Prokura – gesetzlich verpflichtend und unmittelbar im Handelsregister bekannt gemacht wird, greifen Betrüger diese Daten automatisiert ab. Oft noch bevor die offizielle Post zum Handelsregistereintrag eintrifft, erhalten Sie Zahlungsaufforderungen, die durch Wappen, pseudo-amtliche Aufmachung und Aktenzeichen täuschend echt wirken.
Wer in diesem Moment im guten Glauben an die ausstehenden Gerichtskosten zahlt, überweist das Geld an kriminelle Adressbuchschwindler und verliert oftmals Beträge zwischen 500 und 900 Euro. Zur klaren Abgrenzung: Die echten Gerichtskosten für die isolierte Eintragung einer Prokura betragen standardmäßig 70 Euro und werden in Deutschland formal ausnahmslos von der zuständigen Justizkasse oder Landesoberkasse per Rechnungsbescheid eingefordert. Eintreffende Rechnungen von sogenannten „Registerzentralen“ oder Verlagen wandern am besten nach kurzer Bestätigung durch Ihren Notar direkt in den Papierkorb.
Checkliste: Wie ist der Ablauf der Anmeldung beim Handelsregister?
✅ Schritt 1: Einen sauberen Beschluss fassen.
Vor dem Notar-Termin muss die Grundlage stimmen. Bei der GmbH fassen die Gesellschafter die Entscheidung über die Prokura-Erteilung durch einen Gesellschafterbeschluss nach § 46 Nr. 7 GmbHG; die Geschäftsführer setzen diesen Beschluss um und veranlassen die Anmeldung. Fehlt dieser Beschluss entgegen einer entsprechenden Satzungsregelung oder ist er fehlerhaft, kann die Geschäftsführung im Innenverhältnis pflichtwidrig handeln und sich Schadensersatzansprüchen der Gesellschafter aussetzen; die Wirksamkeit der Prokura im Außenverhältnis bleibt davon grundsätzlich unberührt.
Der Beschluss sollte die Prokura-Art benennen (Einzel- oder Gesamtprokura), Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort des Prokuristen enthalten – und, wenn gewünscht, eine ausdrückliche Befreiung von § 181 BGB (Verbot von Insichgeschäften – der Prokurist darf dann auch Verträge mit sich selbst schließen). Eine notarielle Beglaubigung des Beschlusses selbst brauchen Sie nicht.
„Der Bestimmung der Gesellschafter unterliegen: […] 7. die Bestellung von Prokuristen und von Handlungsbevollmächtigten zum gesamten Geschäftsbetrieb;“ (§ 46 Nr. 7 GmbHG)
✅ Schritt 2: Den Entwurf der Anmeldung durch den Notar fertigen lassen.
In der Praxis erstellt der Notar den Anmeldungsentwurf. Beim gesetzlichen Mindest-Geschäftswert von 30.000 Euro fällt für Entwurf und Beglaubigung der Unterschrift eine halbe Gebühr nach KV-Nr. 24102 GNotKG in Höhe von 62,50 Euro an. Hinzu kommt eine Gebühr für die elektronische Übermittlung der XML-Strukturdaten (z. B. 37,50 Euro nach KV-Nr. 22114 GNotKG bei einem Geschäftswert von 30.000 Euro), außerdem Auslagen und Mehrwertsteuer.
Wer nur die Unterschrift beglaubigen lässt (ohne Entwurf durch den Notar), zahlt typischerweise eine 0,2‑Gebühr nach KV-Nr. 25100 GNotKG (bei entsprechendem Geschäftswert derzeit z. B. 25,00 Euro). Die Gerichtskosten des Registergerichts kommen gesondert hinzu. Die Kosten sind kalkulierbar – und deutlich geringer als der Schaden durch eine fehlerhafte oder nicht registerfähige Beglaubigung.
In der Praxis versuchen Unternehmen oft, die Entwurfsgebühr zu sparen, indem sie dem Notar einen selbst formulierten Text vorlegen. Das kann ein Fehler sein: Registergerichte beanstanden selbst erstellte Formulierungen – etwa zur Gesamtprokura, zur Vertretungsregelung oder zur Firmierung – häufig per Zwischenverfügung. Der daraus resultierende Zeitverzug und der Korrekturaufwand kosten am Ende oft mehr als die ursprüngliche Gebühr. Zudem haftet der Notar für die Registerfähigkeit des Inhalts in der Regel nur dann umfassend, wenn er den Entwurf selbst gefertigt und geprüft hat.
Übersicht der Notarkosten, Gebühren und Risikoeinschätzungen
| Kostenposition | Gebühr (netto)* | Einordnung & Risiko |
|---|---|---|
| Beglaubigung (inkl. Entwurf) | 62,50 € | Empfohlen: Notar fertigt den Entwurf, prüft die Registerfähigkeit und haftet für den Inhalt. |
| Beglaubigung (nur Unterschrift) | 25,00 € | „Spar-Tarif“: Erhöhtes Risiko für Zwischenverfügungen und Zeitverlust, da der Inhalt nicht durch den Notar entworfen wurde. |
| XML-Übermittlung | 37,50 € | Technische Pauschale für den elektronischen Versand an das Registergericht. |
| Gerichtskosten | ca. 70,00 € | Separate Rechnung der Justizkasse; wird nicht über den Notar abgerechnet. |
* Basis: Geschäftswert 30.000 €. Hinzu kommen jeweils Auslagen und gesetzliche Mehrwertsteuer.
✅ Schritt 3: Den Notar-Termin absolvieren.
Bringen Sie gültigen Ausweis, aktuellen Handelsregisterauszug und den Prokura-Beschluss mit. Sie unterschreiben die Anmeldung vor dem Notar oder erkennen die Unterschrift als Ihre an. Bei Gesamtvertretung müssen alle erforderlichen Organe anwesend sein oder durch eine gemeinsam im Namen der Gesellschaft erteilte, öffentlich beglaubigte Vollmacht vertreten werden. Danach übermittelt der Notar die Anmeldung elektronisch ans Registergericht – Sie müssen dort nichts selbst einreichen.
Was tun bei Zwischenverfügungen des Gerichts?
✅ Schritt 4: Mit Zwischenverfügungen richtig umgehen.
Wenn das Registergericht die Anmeldung beanstandet – etwa wegen fehlerhafter Beglaubigung, unklarer Vollmachten oder unvollständiger Angaben –, erlässt es regelmäßig eine Zwischenverfügung mit einer Behebungsfrist. Diese Frist ist strikt zu beachten. Wird das aufgegebene Hindernis nicht innerhalb der gesetzten Frist behoben, kann das Registergericht den Eintragungsantrag zurückweisen.
Gegen eine Ihrer Ansicht nach rechtswidrige Zwischenverfügung oder gegen die Zurückweisung des Eintragungsantrags können Sie Beschwerde einlegen – die Frist dafür beträgt, soweit gesetzlich keine kürzere Frist bestimmt ist, einen Monat ab schriftlicher Bekanntgabe des Beschlusses. Wenn das Registergericht eine Zwischenverfügung erlässt, die Anmeldung wegen Formfehlern zurückzuweisen droht oder bei der Gesamtvertretung unklare Vollmachtsverhältnisse bestehen, sollte frühzeitig anwaltlicher Rat eingeholt werden.
Beim Erlöschen der Prokura gilt besondere Eile.
Die Löschung sollte daher genauso konsequent, schnell und formwirksam über den Notar eingereicht werden wie die Erstanmeldung, um das Risiko einer rechtsgeschäftlichen Bindung durch den Ex-Prokuristen zu minimieren.
Wenn alle Voraussetzungen stimmen – anmeldeberechtigte Organe in richtiger Zahl, präzise Prokura-Art, korrekte Personaldaten, Beglaubigung durch einen deutschen Notar –, ist die Eintragung in aller Regel eine Formsache. Probleme entstehen fast immer durch die bekannten Fehler: falscher Unterzeichner, ausländische Beglaubigung ohne Gleichwertigkeit des Verfahrens, fehlende oder unklare Vollmacht bei Gesamtvertretung.
Experten-Kommentar
Oft klafft in der Praxis eine gefährliche Lücke zwischen arbeitsrechtlicher Trennung und der Löschung im Handelsregister. Der Prokurist ist intern bereits freigestellt, hat seinen Laptop abgegeben und das Büro geräumt, kann das Unternehmen nach außen aber weiterhin wirksam verpflichten. Besonders wenn man im Streit auseinandergeht, wird dieses rechtliche Zeitfenster schnell zur unkalkulierbaren Haftungsfalle.
Banken und externe Geschäftspartner verlassen sich schließlich vollkommen blind auf den tagesaktuellen Registerauszug. Ich warne regelmäßig davor, die notarielle Abmeldung auf die lange Bank zu schieben, um sie später irgendwann gesammelt „mit zu erledigen“. Der direkte Gang zum Notar gehört bei einer vertraglichen Aufhebung zwingend ganz oben auf die Agenda für den allerersten Tag.
Hinweis/Disclaimer: Teile der Inhalte dieses Beitrags, einschließlich der FAQ, wurden unter Einsatz von Systemen künstlicher Intelligenz erstellt oder überarbeitet und anschließend redaktionell geprüft. Die bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen unverbindlichen Information und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar und können eine solche auch nicht ersetzen. Trotz sorgfältiger Bearbeitung kann keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden. Die Nutzung der Informationen erfolgt auf eigene Verantwortung; eine Haftung wird im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen.
Wenn Sie einen ähnlichen Fall haben und konkrete Fragen oder Anliegen klären möchten, kontaktieren Sie uns bitte für eine individuelle Prüfung Ihrer Situation und der aktuellen Rechtslage.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wer muss die Prokura-Anmeldung beim Handelsregister unterschreiben?
Die Prokura-Anmeldung muss von den anmeldeberechtigten gesetzlichen Vertretern des Unternehmens unterschrieben werden, bei der GmbH also von den Geschäftsführern in der vertretungsberechtigten Zahl. Der künftige Prokurist unterschreibt die Handelsregisteranmeldung nicht.
Rechtlich meldet nicht der Prokurist selbst die Prokura an, sondern die Gesellschaft durch ihre vertretungsberechtigten Organe, weil nur sie das Unternehmen nach außen wirksam binden können. Bei einer GmbH folgt das aus der Vertretungsregelung im Handelsregister: Wer allein vertreten darf, unterschreibt allein; wer nur gemeinsam vertreten darf, muss gemeinsam mit den anderen Geschäftsführern unterschreiben. Die Unterschrift wird anschließend notariell beglaubigt und vom Notar elektronisch beim Handelsregister eingereicht.
Ein bloßer Gesellschafterbeschluss genügt dafür nicht, wenn die beglaubigte Anmeldung der Geschäftsführer fehlt. Bei Gesamtvertretung ist außerdem entscheidend, dass genau die Personen unterschreiben, die nach außen vertretungsberechtigt sind, oder dass eine wirksame, gemeinsam erteilte Vollmacht vorliegt.
Muss ich den Prokuristen selbst zum Notartermin schicken?
Nein, Sie müssen den künftigen Prokuristen nicht zum Notartermin schicken. Für die Anmeldung der Prokura ist er nicht der richtige Unterzeichner, sondern nur der Begünstigte der Eintragung.
Die Anmeldung beim Handelsregister muss nach § 53 Abs. 1 HGB von den vertretungsberechtigten Organen, also bei einer GmbH von den Geschäftsführern, veranlasst und unterschrieben werden. Der Notar beglaubigt dabei nur diese Unterschrift und übermittelt die Anmeldung elektronisch nach § 12 Abs. 1 HGB. Der Prokurist selbst hat an diesem Schritt keine Aufgabe, weil er seine eigene Prokura-Erteilung nicht selbst anmelden darf und deshalb auch nicht vor dem Notar erscheinen muss.
Etwas anderes gilt nur für die Personen, die die Gesellschaft rechtlich vertreten und die Anmeldung unterschreiben müssen. Wenn mehrere Geschäftsführer nur gemeinsam vertretungsberechtigt sind, müssen die erforderlichen Unterzeichner entsprechend mitwirken oder wirksam bevollmächtigt sein; der künftige Prokurist bleibt trotzdem außen vor.
Kann ich die Prokura online rechtssicher beim Notar anmelden?
Ja, eine rechtssichere Online-Anmeldung ist möglich, wenn Sie das offizielle Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer nutzen und die technischen Voraussetzungen erfüllen. Seit dem 1. August 2022 erlaubt § 12 Abs. 1 Satz 2 HGB in Verbindung mit § 40a BeurkG die notarielle Beglaubigung auch per Video, ohne dass Sie persönlich ins Büro müssen.
Das Verfahren ist aber streng an das System der Bundesnotarkammer gebunden und funktioniert nicht über Zoom, Teams oder andere Plattformen. Entscheidend ist außerdem ein deutscher Personalausweis mit aktivierter eID-Funktion, weil der Notar Ihre Identität darüber elektronisch prüft. Ein bloßer Reisepass genügt dafür nicht, da er diese Funktion nicht unterstützt. Praktisch heißt das: Prüfen Sie vor der Terminbuchung mit der AusweisApp auf Ihrem Smartphone, ob Ihr Ausweis für die Online-Identifikation freigeschaltet ist.
Rechtssicher ist die Online-Anmeldung nur, wenn alle Angaben und Unterschriften formgerecht übermittelt werden und die anmeldenden Organe unterschriftsberechtigt sind. Scheitert schon die Identifizierung, ist der digitale Weg sofort blockiert und Sie müssen auf den regulären Notartermin ausweichen.
Wird eine ausländische Online-Beglaubigung vom Registergericht anerkannt?
Nein, ausländische Online-Beglaubigungen werden von deutschen Registergerichten grundsätzlich nicht anerkannt, wenn sie nicht den Anforderungen des deutschen Beurkundungsrechts entsprechen. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass insbesondere die österreichische Online-Beglaubigung der deutschen Form nicht gleichwertig ist.
Der Grund ist die Identitätsprüfung: Ein deutsches Registergericht verlangt, dass die unterschreibende Person in einer Weise geprüft wird, die dem deutschen Notarverfahren entspricht. Reicht das ausländische Verfahren dafür nicht aus, fehlt die öffentliche Beglaubigung im Sinne von § 12 Abs. 1 HGB in Verbindung mit § 40 BeurkG. Dann wird die Anmeldung nicht eingetragen, sondern formal zurückgewiesen. Für Sie bedeutet das regelmäßig Zeitverlust, doppelte Kosten und erneut erforderliche notarielle Schritte.
Eine Ausnahme gibt es praktisch nur dann, wenn die ausländische Urkundsperson funktional und verfahrensrechtlich einem deutschen Notar gleichsteht und die Beglaubigung den tragenden Grundsätzen des deutschen Rechts entspricht. Für typische Online-Plattformen aus Österreich oder der Schweiz ist das gerade nicht der Fall.
Was passiert, wenn der ehemalige Prokurist vor der Löschung weiter handelt?
Der ehemalige Prokurist kann das Unternehmen bis zur wirksamen Löschung im Handelsregister weiterhin binden. Solange die Löschung nicht eingetragen und bekanntgemacht ist, schützt § 15 Abs. 1 HGB den gutgläubigen Geschäftspartner, der auf den alten Registerstand vertraut.
Der Grund ist die Publizität des Handelsregisters: Nach außen gilt nicht, was intern beschlossen oder per E-Mail mitgeteilt wurde, sondern was im Register verlautbart ist. Ist der Widerruf der Prokura noch nicht formell angemeldet und eingetragen, darf ein Dritter davon ausgehen, dass die Prokura fortbesteht. Schließt der Ex-Prokurist dann Verträge im Namen der Gesellschaft, sind diese grundsätzlich wirksam und verpflichten die Firma voll. Eine rein interne Kündigung beseitigt die Außenwirkung daher noch nicht.
Nur wenn der Vertragspartner die fehlende Vertretungsmacht kennt oder grob fahrlässig verkennt, greift der Schutz des § 15 HGB nicht. Für die Praxis heißt das: Die notarielle Anmeldung des Erlöschens muss sofort veranlasst werden, weil jeder Tag bis zur Registerlöschung ein Haftungsrisiko bleibt.
Welche Vollmacht brauche ich bei Gesamtvertretung für die Anmeldung?
Bei Gesamtvertretung brauchen Sie eine gemeinsam erteilte, formwirksame Vollmacht, wenn nicht alle Geschäftsführer selbst zur Anmeldung beim Notar erscheinen. Zwei getrennte Einzelvollmachten reichen dafür nicht aus.
Der Grund ist, dass das Registergericht die Anmeldung nur akzeptiert, wenn die gesetzlichen Vertretungsverhältnisse der Gesellschaft vollständig gewahrt bleiben. Bei Gesamtvertretung muss der Anmeldeakt deshalb entweder von allen erforderlichen Geschäftsführern gemeinsam vorgenommen oder durch eine einheitliche, im Namen der Gesellschaft erteilte Vollmacht getragen werden. Die Vollmacht ersetzt dann nicht die Gesamtvertretung, sondern bildet sie rechtlich in einer gemeinsamen Erklärung ab. Fehlt diese Bündelung, ist die Anmeldung formunwirksam und wird zurückgewiesen.
Praktisch bedeutet das: Lassen Sie vor dem Notartermin eine gemeinsame Vertretungsvollmacht aufsetzen, die von allen erforderlichen Geschäftsführern unterzeichnet wird. Eine bloße E-Mail-Zustimmung oder getrennte Einzelpapiere genügen nicht, weil sie die Gesamtvertretung nicht in einer einzigen, registertauglichen Erklärung zusammenführen.
