Übersicht
- Das Wichtigste in Kürze
- Der Fall vor Gericht
- GmbH Adressänderung: Kammergericht Berlin bestätigt Notarvollmacht für Handelsregisteranmeldung nach § 378 FamFG
- Ausgangspunkt: Geplante Änderung der Geschäftsanschrift einer GmbH in Berlin
- Die Anmeldung der neuen Adresse durch den Notar und der zugrundeliegende Gesellschafterbeschluss
- Streitpunkt: Registergericht zweifelt Wirksamkeit der Notaranmeldung nach § 378 FamFG an
- Beschwerde der GmbH gegen die Zwischenverfügung des Amtsgerichts Charlottenburg
- Entscheidung des Kammergerichts Berlin: Beschwerde erfolgreich, Zwischenverfügung aufgehoben
- Begründung des Kammergerichts: Notar war zur Anmeldung der Adressänderung nach § 378 Abs. 2 FamFG berechtigt
- Widerlegung der Einwände: Warum die Argumente des Registergerichts nicht überzeugten
- Die Rolle des Gesellschafterbeschlusses: Auch ohne Formzwang eine ‚erforderliche Erklärung‘
- Fazit und Ausblick: Eintragung der neuen GmbH-Adresse muss neu geprüft werden
- Die Schlüsselerkenntnisse
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- Was bedeutet die Notarvertretungs-Ermächtigung bei Unterschriftsbeglaubigung im Kontext von Handelsregisteranmeldungen?
- Unter welchen Voraussetzungen kann ein Notar eine GmbH-Adressänderung beim Handelsregister anmelden?
- Welche Rolle spielt ein Gesellschafterbeschluss bei der Anmeldung einer GmbH-Adressänderung durch einen Notar?
- Was ist der Unterschied zwischen der Anmeldebefugnis des Geschäftsführers und der eines Notars bei Handelsregistereintragungen?
- Was bedeutet eine Zwischenverfügung des Registergerichts und welche Möglichkeiten gibt es, darauf zu reagieren?
- Glossar – Fachbegriffe kurz erklärt
- Wichtige Rechtsgrundlagen
- Das vorliegende Urteil
Zum vorliegenden Urteil Az.: 22 W 73/24 | Schlüsselerkenntnis | FAQ | Glossar | Kontakt
Das Wichtigste in Kürze
- Gericht: Kammergericht Berlin
- Verfahrensart: Handelsregistersache (Beschwerde)
- Rechtsbereiche: Handelsrecht, Gesellschaftsrecht (GmbH), Registerrecht
Worum ging es in dem Fall?
- Sachverhalt: Eine GmbH wollte ihre Geschäftsanschrift im Handelsregister ändern lassen. Die Anmeldung wurde elektronisch durch einen Notar eingereicht, der die Unterschrift unter einem Gesellschafterbeschluss beglaubigt hatte, der die Adressänderung anordnete. Das Registergericht lehnte die Anmeldung zunächst ab, weil der Geschäftsführer selbst anmelden müsse.
- Kern des Rechtsstreits: Der zentrale Streitpunkt war, ob ein Notar eine solche Anmeldung wirksam im Namen der GmbH vornehmen darf, wenn er die Unterschrift unter einem zugrundeliegenden Gesellschafterbeschluss beglaubigt hat. Das Registergericht meinte, nur der Geschäftsführer dürfe anmelden, während die GmbH auf die Befugnis des Notars pochte.
Was wurde entschieden?
- Entscheidung: Das Kammergericht hob die Zwischenverfügung des Amtsgerichts auf, die die Eintragung der Adressänderung blockiert hatte.
- Begründung: Das Gericht begründete dies damit, dass ein Notar nach § 378 Abs. 2 FamFG zur Anmeldung ermächtigt ist, wenn er eine für die Eintragung relevante Erklärung beglaubigt hat. Dies sei hier der Fall gewesen, da der Notar die Unterschrift unter dem Gesellschafterbeschluss beglaubigt hatte, der die Adressänderung anordnete.
- Folgen: Die Zwischenverfügung, die die Eintragung verhinderte, wurde aufgehoben. Das Registergericht muss die Anmeldung nun erneut prüfen und darf sie nicht allein wegen der Anmeldung durch den Notar zurückweisen.
Der Fall vor Gericht
GmbH Adressänderung: Kammergericht Berlin bestätigt Notarvollmacht für Handelsregisteranmeldung nach § 378 FamFG
Das Kammergericht Berlin hat in einem Beschluss klargestellt, unter welchen Voraussetzungen ein Notar ermächtigt ist, die Änderung der Geschäftsanschrift einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) beim Handelsregister anzumelden.
Im Kern ging es um die Auslegung des § 378 Absatz 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG). Diese Vorschrift erleichtert die Anmeldung von eintragungspflichtigen Tatsachen zum Handelsregister durch Notare. Die Entscheidung hat praktische Bedeutung für Unternehmen und Notare bei der Abwicklung von Registerangelegenheiten.
Ausgangspunkt: Geplante Änderung der Geschäftsanschrift einer GmbH in Berlin
Eine in Berlin ansässige GmbH beabsichtigte, ihre inländische Geschäftsanschrift zu ändern. Die neue Adresse sollte „Torstraße 220, 10115 Berlin“ lauten. Wie gesetzlich vorgeschrieben (§ 29 HGB in Verbindung mit § 31 HGB), muss eine solche Änderung zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden, damit sie offiziell wird und Rechtssicherheit für Geschäftspartner schafft. Zuständig war das Amtsgericht Charlottenburg als Registergericht.
Die Anmeldung der neuen Adresse durch den Notar und der zugrundeliegende Gesellschafterbeschluss
Die Anmeldung der neuen Geschäftsanschrift beim Amtsgericht Charlottenburg erfolgte am 8. November 2024 (eingegangen am 11. November 2024) nicht direkt durch den Geschäftsführer der GmbH, der normalerweise für solche Anmeldungen zuständig ist. Stattdessen reichte ein Notar, der als Verfahrensbevollmächtigter für die Gesellschaft handelte, die Anmeldung in elektronischer Form ein. Der Notar berief sich dabei ausdrücklich auf seine besondere Anmeldebefugnis gemäß § 378 FamFG.
Gleichzeitig legte der Notar einen Gesellschafterbeschluss der GmbH vom selben Tag (8. November 2024) vor. In diesem Beschluss hatte eine Frau I., handelnd aufgrund einer ihr erteilten Vollmacht des Geschäftsführers der Alleingesellschafterin der GmbH, die Verlegung der Geschäftsanschrift beschlossen. Entscheidend für den weiteren Verlauf war: Der Notar hatte die Unterschrift von Frau I unter diesem Gesellschafterbeschluss notariell beglaubigt. Zudem bescheinigte der Notar, dass ihm die zugrundeliegende Vollmacht im Original vorgelegen habe und diese nicht widerrufen war.
Streitpunkt: Registergericht zweifelt Wirksamkeit der Notaranmeldung nach § 378 FamFG an
Das Registergericht beim Amtsgericht Charlottenburg hatte jedoch Zweifel an der Wirksamkeit dieser Anmeldung durch den Notar. Bereits am 12. November 2024 teilte es dem Notar mit, dass die Voraussetzungen des § 378 FamFG seiner Auffassung nach nicht erfüllt seien. Die Begründung des Gerichts lautete im Wesentlichen:
- Für die bloße Änderung der Geschäftsanschrift sei kein Gesellschafterbeschluss erforderlich.
- Die Anmeldung müsse durch den Geschäftsführer erfolgen, da dieser gesetzlich zur Anmeldung verpflichtet und berechtigt sei.
Der Notar widersprach dieser Rechtsauffassung mit Schreiben vom 19. November 2024. Er argumentierte, dass seine Anmeldung wirksam sei und bat das Gericht, eine rechtsmittelfähige Zwischenverfügung zu erlassen, falls es bei seiner Beanstandung bleiben sollte. Eine solche Zwischenverfügung listet formale Mängel einer Anmeldung auf, die behoben werden können. Das Amtsgericht erließ daraufhin am 26. November 2024 (zugestellt am 2. Dezember 2024) tatsächlich eine solche Zwischenverfügung, in der es seine Bedenken aufrechterhielt und die fehlende Anmeldebefugnis des Notars als Eintragungshindernis rügte.
Beschwerde der GmbH gegen die Zwischenverfügung des Amtsgerichts Charlottenburg
Gegen diese Zwischenverfügung legte der Notar am 3. Dezember 2024 im Namen der betroffenen GmbH fristgerecht Beschwerde ein. Er verfolgte damit das Ziel, die Eintragung der neuen Geschäftsanschrift doch noch auf Basis seiner ursprünglichen Anmeldung zu erreichen. Das Amtsgericht Charlottenburg half der Beschwerde jedoch nicht ab – es blieb also bei seiner Meinung – und legte die Angelegenheit am 11. Dezember 2024 dem Kammergericht Berlin zur Entscheidung vor.
Entscheidung des Kammergerichts Berlin: Beschwerde erfolgreich, Zwischenverfügung aufgehoben
Das Kammergericht Berlin gab der Beschwerde der GmbH statt. Es entschied, dass die Beanstandung des Amtsgerichts unbegründet war und hob die Zwischenverfügung vom 26. November 2024 auf. Damit stellte das Kammergericht fest, dass die Anmeldung der Adressänderung durch den Notar wirksam war und kein Eintragungshindernis bezüglich der Anmeldebefugnis bestand.
Begründung des Kammergerichts: Notar war zur Anmeldung der Adressänderung nach § 378 Abs. 2 FamFG berechtigt
Die Richter des Kammergerichts begründeten ihre Entscheidung ausführlich und setzten sich detailliert mit der Auslegung des § 378 Abs. 2 FamFG auseinander. Nach dieser Vorschrift gilt ein Notar als ermächtigt, im Namen des eigentlich Anmeldeberechtigten (hier: der GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer) eine Eintragung ins Handelsregister zu beantragen, wenn die zu einer Eintragung erforderliche Erklärung durch diesen Notar beurkundet oder beglaubigt wurde.
Das Kammergericht stellte fest, dass genau diese Voraussetzungen im vorliegenden Fall erfüllt waren:
- Der Notar hatte die elektronische Anmeldung selbst vorgenommen.
- Er hatte die Unterschrift unter dem Gesellschafterbeschluss vom 8. November 2024, der die Adressänderung zum Gegenstand hatte, notariell beglaubigt.
- Dieser Gesellschafterbeschluss stellt nach Ansicht des Kammergerichts eine „erforderliche Erklärung“ im Sinne des § 378 Abs. 2 FamFG dar.
Das Gericht definierte den Begriff „erforderliche Erklärung“ weit. Es sei jede Erklärung darunter zu fassen, die Grundlage einer Eintragung ist. Dabei spiele es keine Rolle, ob es sich um einen Vertrag, einen Beschluss oder eine sonstige Willensäußerung handelt. Das Kammergericht stützte sich dabei auf die Rechtsprechung anderer Obergerichte (wie BayObLG, OLG Frankfurt, OLG Oldenburg) und einschlägige juristische Kommentare (Sternal/Eickelberg).
Widerlegung der Einwände: Warum die Argumente des Registergerichts nicht überzeugten
Das Kammergericht setzte sich explizit mit den Argumenten des Amtsgerichts auseinander und widerlegte sie Punkt für Punkt:
- Keine Notwendigkeit der Beglaubigung des Gesellschafterbeschlusses selbst: Das Amtsgericht hatte argumentiert, § 378 Abs. 2 FamFG könne nicht greifen, weil der Gesellschafterbeschluss über die Adressänderung an sich keiner notariellen Form (Beglaubigung oder Beurkundung) bedürfe. Das Kammergericht hielt dem entgegen: Darauf komme es nicht an. Die Vorschrift stelle allein auf die legitimierende Tätigkeit des Notars ab. Wenn der Notar eine Erklärung, die die Grundlage für die Eintragung bildet, tatsächlich beurkundet oder – wie hier – eine Unterschrift darunter beglaubigt hat, dann sei die Voraussetzung erfüllt. Ob diese notarielle Handlung gesetzlich zwingend vorgeschrieben war, sei unerheblich.
- Beglaubigung muss nicht den Geschäftsführer betreffen: Das Amtsgericht meinte, die Beglaubigung müsse sich auf eine Erklärung des Anmeldeberechtigten selbst, also des Geschäftsführers, beziehen. Auch dies sah das Kammergericht anders. Weder der Wortlaut noch der Sinn und Zweck des § 378 Abs. 2 FamFG erforderten eine solche Einschränkung. Es genüge, wenn der Notar irgendeine die Eintragungsgrundlage bildende Erklärung beglaubigt oder beurkundet hat, auch wenn diese von einer anderen Person stammt (hier: die Bevollmächtigte Frau I unter dem Gesellschafterbeschluss). Das Gericht verwies hierzu auf eine Entscheidung des OLG Karlsruhe. Im Kontext der GmbH sei zudem zu berücksichtigen, dass die Gesellschafterversammlung dem Geschäftsführer Weisungen erteilen kann (§ 37 Abs. 1 GmbHG), solange die Satzung dies nicht ausschließt. Ein Gesellschafterbeschluss sei daher eine maßgebliche Grundlage für das Handeln des Geschäftsführers.
Die Rolle des Gesellschafterbeschlusses: Auch ohne Formzwang eine ‚erforderliche Erklärung‘
Ein zentraler Punkt war die Frage, ob der vorgelegte Gesellschafterbeschluss eine „erforderliche Erklärung“ im Sinne des § 378 Abs. 2 FamFG ist, obwohl er für die reine Adressänderungsanmeldung beim Registergericht nicht zwingend eingereicht werden muss. Das Kammergericht bejahte dies klar.
Zwar sei es richtig, dass die Geschäftsführung die Adressänderung auch ohne einen formalen Gesellschafterbeschluss anmelden könne. Wenn die Gesellschafterversammlung als oberstes Organ der GmbH aber tatsächlich einen solchen Beschluss fasst, dann sei dieser für die Geschäftsführung intern bindend. Der Geschäftsführer sei dann verpflichtet, diesen Beschluss umzusetzen. In diesem Sinne sei der Beschluss „erforderlich“, weil er die Grundlage und den internen Auftrag für die Handlung (die Adressänderung und deren Anmeldung) darstellt. Er sei somit eine Erklärung, die die Eintragung begründet und daher die Anmeldebefugnis des Notars nach § 378 Abs. 2 FamFG auslösen kann, wenn der Notar daran mitgewirkt hat (hier durch Beglaubigung der Unterschrift). Das Gericht zog hierfür ebenfalls juristische Kommentarliteratur (Altmeppen, Lutter/Hommelhoff/Kleindiek, MüKo, Scholz/Schneider/Schneider) heran.
Fazit und Ausblick: Eintragung der neuen GmbH-Adresse muss neu geprüft werden
Im Ergebnis stellte das Kammergericht Berlin fest, dass der Notar wirksam zur Anmeldung der geänderten Geschäftsanschrift ermächtigt war, da die Voraussetzungen des § 378 Abs. 2 FamFG vorlagen. Die Beanstandung des Amtsgerichts Charlottenburg in der Zwischenverfügung war somit rechtswidrig.
Das Amtsgericht wurde angewiesen, die Anmeldung der GmbH nun unter Beachtung der Rechtsauffassung des Kammergerichts erneut zu prüfen. Sofern keine anderen Eintragungshindernisse bestehen, dürfte der Eintragung der neuen Geschäftsanschrift (Torstraße 220, 10115 Berlin) im Handelsregister nun nichts mehr im Wege stehen.
Die Entscheidung des Kammergerichts stärkt die Rolle des Notars bei Handelsregisteranmeldungen und bestätigt die Praktikabilität der Vereinfachungsregelung in § 378 Abs. 2 FamFG. Sie stellt klar, dass die Anmeldebefugnis des Notars nicht von der Frage abhängt, ob die von ihm beglaubigte oder beurkundete Erklärung selbst einer gesetzlichen Formpflicht unterlag oder ob sie vom Geschäftsführer persönlich stammt. Entscheidend ist die notarielle Mitwirkung an einer Erklärung, die die Grundlage für die gewünschte Eintragung bildet. Eine Kostenentscheidung war nicht erforderlich, da im Beschwerdeverfahren keine Gerichtsgebühren anfielen und eine Kostenerstattung nicht vorgesehen ist. Die Zulassung einer weiteren Beschwerde (Rechtsbeschwerde) kam nicht in Betracht.
Die Schlüsselerkenntnisse
Die Entscheidung des Kammergerichts Berlin verdeutlicht, dass Notare berechtigt sind, Adressänderungen einer GmbH im Handelsregister anzumelden, wenn sie einen Gesellschafterbeschluss beglaubigt haben – selbst wenn dieser Beschluss gesetzlich nicht zwingend erforderlich wäre. Der Begriff der „erforderlichen Erklärung“ nach § 378 FamFG wird dabei weit ausgelegt und umfasst jede Erklärung, die Grundlage einer Eintragung ist, unabhängig davon, ob sie vom Geschäftsführer selbst stammt. Diese praxisnahe Interpretation erleichtert Handelsregisteranmeldungen erheblich und stärkt die verfahrensvereinfachende Funktion der notariellen Mitwirkung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was bedeutet die Notarvertretungs-Ermächtigung bei Unterschriftsbeglaubigung im Kontext von Handelsregisteranmeldungen?
Bei Anmeldungen zum Handelsregister, zum Beispiel wenn ein Unternehmen seine Adresse ändert oder neue Geschäftsführer bestellt, müssen bestimmte Dokumente in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Das bedeutet, dass die Unterschrift unter dem Dokument von einem Notar beglaubigt werden muss.
Eine Notarvertretungs-Ermächtigung ist ein besonderer Fall bei dieser Unterschriftsbeglaubigung. Stellen Sie sich vor, eine Person, die eigentlich unterschreiben müsste (z.B. ein Geschäftsführer), kann oder möchte dies nicht persönlich beim Notar tun. In solchen Fällen kann sie den Notar selbst bevollmächtigen, die Erklärung für sie abzugeben und die Unterschrift quasi stellvertretend zu leisten oder zu beglaubigen.
Es handelt sich also um eine besondere Vollmacht, die die eigentlich unterschriftsberechtigte Person dem Notar erteilt. Mit dieser Ermächtigung kann der Notar die für die Handelsregisteranmeldung erforderlichen Erklärungen entgegennehmen und die Unterschrift unter dem Anmeldedokument in einer Weise beglaubigen oder beurkunden, die anerkannt wird, auch wenn die berechtigte Person nicht körperlich anwesend ist und selbst unterschreibt.
Für Sie als Beteiligten bedeutet das, dass Sie nicht immer persönlich vor dem Notar erscheinen müssen, um Ihre Unterschrift beglaubigen zu lassen, wenn Sie dem Notar eine entsprechende Vollmacht erteilt haben. Dies kann in bestimmten Situationen praktische Vorteile bieten, zum Beispiel wenn die unterschreibende Person im Ausland ist oder aus anderen Gründen verhindert ist. Der Notar prüft bei dieser Art der Beglaubigung oder Beurkundung nicht nur die Identität, sondern auch, dass die ihm erteilte Vollmacht wirksam und ausreichend ist, um die Handlung vorzunehmen. Das Handelsregister erhält somit die Gewissheit, dass die Anmeldung von der richtigen Person oder zumindest in deren wirksamer Vertretung erfolgt ist.
Unter welchen Voraussetzungen kann ein Notar eine GmbH-Adressänderung beim Handelsregister anmelden?
Wenn eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ihre Geschäftsadresse ändert, muss diese neue Adresse im Handelsregister eingetragen werden. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 8 Abs. 4 GmbHG), damit die GmbH unter ihrer offiziellen Adresse erreichbar ist und beispielsweise offizielle Post vom Gericht oder von Behörden zugestellt werden kann. Die Anmeldung dieser Adressänderung beim zuständigen Handelsregister muss zwingend durch einen Notar erfolgen.
Der Grund dafür liegt in den gesetzlichen Anforderungen für Einträge in das Handelsregister. Solche Anmeldungen müssen elektronisch übermittelt werden, und zwar in einer Form, die ihre Echtheit sicherstellt. Hier kommt die Rolle des Notars ins Spiel.
Der Notar benötigt für die Anmeldung der Adressänderung vom zuständigen Organ der GmbH – das ist in aller Regel die Geschäftsführung – eine schriftliche Erklärung oder ein Anmeldeformular. Dieses Dokument muss von der oder den zur Vertretung der GmbH berechtigten Personen (meist den Geschäftsführern) unterschrieben werden.
Die zentrale Aufgabe des Notars in diesem Prozess ist die Beglaubigung der Unterschrift(en) auf dem Anmeldedokument. Das bedeutet, der Notar bestätigt durch seine Unterschrift und seinen Stempel, dass die Person, die unterzeichnet hat, tatsächlich die genannte Person ist und die Unterschrift echt ist. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die Richtigkeit und Verlässlichkeit des Handelsregisters zu gewährleisten (§ 378 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit – FamFG sieht unter anderem solche notariellen Prüfungen bei Registeranmeldungen vor).
Sobald die Unterschriften beglaubigt sind, übermittelt der Notar die Anmeldung und die beglaubigten Dokumente elektronisch an das zuständige Handelsregister beim Amtsgericht. Erst nach der Prüfung und Eintragung durch das Registergericht ist die Adressänderung offiziell im Handelsregister wirksam geworden.
Zusammenfassend sind die wesentlichen Voraussetzungen für die Anmeldung einer GmbH-Adressänderung durch einen Notar:
- Es muss ein gültiger Beschluss oder eine Entscheidung über die Adressänderung vorliegen (meist durch die Geschäftsführung).
- Es muss ein schriftliches Anmeldedokument erstellt werden.
- Dieses Dokument muss von der vertretungsberechtigten Geschäftsführung unterschrieben werden.
- Die Unterschrift(en) müssen von einem Notar beglaubigt werden.
- Der Notar übermittelt die beglaubigte Anmeldung elektronisch an das Handelsregister.
Die Beteiligung des Notars stellt somit sicher, dass die Anmeldung den gesetzlichen Formerfordernissen entspricht und die Identität der handelnden Personen sowie die Echtheit ihrer Unterschriften amtlich bestätigt sind.
Welche Rolle spielt ein Gesellschafterbeschluss bei der Anmeldung einer GmbH-Adressänderung durch einen Notar?
Bei der Adressänderung einer GmbH muss man zwischen zwei wichtigen Arten von Adressen unterscheiden, die im Handelsregister eingetragen sind: dem Sitz der Gesellschaft und der Geschäftsanschrift.
- Änderung des Sitzes der Gesellschaft:
- Der Sitz ist der offizielle, rechtliche Ort, an dem die GmbH ihren Mittelpunkt hat, oft im Zusammenhang mit dem Gerichtsstand. Eine Änderung des Sitzes ist eine sehr wichtige Entscheidung, die eine Änderung der Satzung der GmbH erfordert. Die Satzung ist so etwas wie die „Verfassung“ der Gesellschaft.
- Um die Satzung zu ändern, ist immer ein Gesellschafterbeschluss notwendig.
- Dieser Gesellschafterbeschluss zur Satzungsänderung muss zwingend notariell beurkundet werden (§ 53 Abs. 2 GmbHG). Das bedeutet, der Notar hält den gesamten Inhalt des Beschlusses und den Ablauf der Beschlussfassung in einer offiziellen Urkunde fest. Dies stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben und die Regeln der Satzung eingehalten wurden.
- Die Anmeldung der Sitzverlegung zum Handelsregister muss ebenfalls durch einen Notar erfolgen. Bei dieser Anmeldung wird auf den notariell beurkundeten Gesellschafterbeschluss Bezug genommen. Der Notar prüft die Wirksamkeit des Beschlusses und bereitet die Anmeldung vor, die dann vom Geschäftsführer unterzeichnet wird. Die Unterschrift des Geschäftsführers unter der Anmeldung wird vom Notar beglaubigt.
- Änderung nur der Geschäftsanschrift:
- Die Geschäftsanschrift ist die Adresse, unter der die Gesellschaft tatsächlich erreichbar ist und wohin Post geschickt wird. Sie kann vom Sitz abweichen.
- Eine Änderung nur der Geschäftsanschrift erfordert keine Änderung der Satzung.
- Daher ist für die Änderung der Geschäftsanschrift nicht zwingend ein förmlicher, notariell beurkundeter Gesellschafterbeschluss vorgeschrieben, es sei denn, die Satzung Ihrer GmbH verlangt dies ausdrücklich. Die Entscheidung wird oft vom Geschäftsführer getroffen, manchmal basierend auf einem einfachen internen Beschluss der Gesellschafter.
- Auch die Änderung der Geschäftsanschrift muss aber zum Handelsregister angemeldet werden (§ 8 Abs. 3 GmbHG).
- Die Anmeldung der Geschäftsanschriftänderung zum Handelsregister muss ebenfalls durch einen Notar erfolgen. Hier beglaubigt der Notar die Unterschrift des Geschäftsführers unter dem Anmeldeformular (§ 12 Abs. 1 HGB). Der Notar prüft dabei die Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers. Der zugrundeliegende interne Entscheidungsprozess (ob einfacher Beschluss oder Geschäftsführungsentscheidung) wird vom Notar in der Regel nicht beurkundet oder inhaltlich geprüft, solange der Geschäftsführer zur Anmeldung befugt ist.
Notarielle Beteiligung und Rechtssicherheit
Die Beteiligung des Notars bei der Anmeldung einer Adressänderung (egal ob Sitz oder Geschäftsanschrift) und insbesondere die notarielle Beurkundung des Gesellschafterbeschlusses bei einer Sitzverlegung erhöht die Rechtssicherheit erheblich.
- Bei der Sitzverlegung stellt die Beurkundung des Beschlusses durch den Notar sicher, dass die Satzungsänderung formal korrekt erfolgt ist.
- Bei jeder Anmeldung (Sitz oder Geschäftsanschrift) beglaubigt der Notar die Unterschrift des Geschäftsführers unter dem Anmeldeformular. Damit bestätigt er, dass die Unterschrift echt ist und von der Person stammt, die als Geschäftsführer im Handelsregister eingetragen ist. Er prüft auch, ob der Geschäftsführer allein oder gemeinsam mit anderen handeln darf.
- Diese notariellen Akte sind notwendig, damit das Handelsregister die Änderung eintragen kann. Sie schaffen öffentliches Vertrauen in die im Register eingetragenen Informationen, da eine neutrale und fachkundige Person die Identitäten und Befugnisse geprüft hat.
Zusammenfassend spielt ein Gesellschafterbeschluss dann eine unverzichtbare Rolle und muss sogar notariell beurkundet werden, wenn der Sitz Ihrer GmbH geändert werden soll. Bei einer Änderung nur der Geschäftsanschrift ist ein formal notarieller Gesellschafterbeschluss in der Regel nicht erforderlich, aber eine Anmeldung durch den Geschäftsführer mit notariell beglaubigter Unterschrift ist notwendig.
Was ist der Unterschied zwischen der Anmeldebefugnis des Geschäftsführers und der eines Notars bei Handelsregistereintragungen?
Bei Eintragungen im Handelsregister ist primär das Unternehmen selbst zur Anmeldung verpflichtet. Es wird dabei von seinen gesetzlichen Vertretern gehandelt, also in der Regel vom Geschäftsführer bei einer GmbH oder vom Vorstand bei einer AG. Das bedeutet, die Entscheidung, was angemeldet werden soll (z.B. Änderung des Firmensitzes, Wechsel des Geschäftsführers), trifft das Unternehmen, und die Anmeldung muss von diesen vertretungsberechtigten Personen unterschrieben werden.
Für diese Anmeldung ist die Mitwirkung eines Notars gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Das Handelsregisteramt kann eine Anmeldung nur bearbeiten, wenn die Unterschrift der anmeldenden Person öffentlich beglaubigt ist (§ 12 Handelsregisterverordnung).
Der Notar handelt dabei nicht anstelle des Geschäftsführers im Sinne der Vertretung des Unternehmens oder der Entscheidung über die Anmeldung. Seine Aufgabe ist es vielmehr, als unabhängiger Amtsträger die Echtheit der Unterschrift der anmeldenden Person zu bestätigen (beglaubigen). Der Notar prüft die Identität der Person und bezeugt, dass diese die Unterschrift auf dem Anmeldeformular in seiner Gegenwart geleistet hat.
Zusätzlich übernehmen Notare im Rahmen dieses Prozesses oft weitere wichtige Aufgaben:
- Sie prüfen die Unterlagen auf formelle Richtigkeit und entwerfen die erforderlichen Anmeldedokumente und Anlagen (wie z.B. Beschlüsse).
- Sie stellen sicher, dass die Person, die unterschreibt, auch tatsächlich vertretungsberechtigt ist.
- Sie sorgen für die korrekte elektronische Einreichung der Anmeldung beim zuständigen Registergericht, was ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben ist.
Kurz gesagt: Der Geschäftsführer ist derjenige, der die Anmeldung im Namen des Unternehmens vornimmt und unterschreibt. Der Notar ist derjenige, der durch die Beglaubigung der Unterschrift und die Prüfung der formellen Voraussetzungen den Prozess rechtlich ermöglicht und sicherstellt, dass die Anmeldung vom Registergericht bearbeitet werden kann. Der Notar stellt also die formelle Korrektheit der Anmeldung sicher, während der Geschäftsführer für die inhaltliche Richtigkeit und die Vertretung des Unternehmens verantwortlich ist.
Was bedeutet eine Zwischenverfügung des Registergerichts und welche Möglichkeiten gibt es, darauf zu reagieren?
Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Unterlagen für die Eintragung einer GmbH beim zuständigen Registergericht über den Notar eingereicht. Das Registergericht prüft diese Anmeldung sehr genau. Wenn dem Gericht bei dieser Prüfung etwas auffällt, das einer Eintragung im Moment noch entgegensteht – zum Beispiel fehlende Unterlagen oder rechtliche Bedenken – dann erlässt es eine sogenannte Zwischenverfügung.
Was ist eine Zwischenverfügung?
Eine Zwischenverfügung ist im Grunde eine vorläufige Mitteilung des Registergerichts. Sie ist keine endgültige Ablehnung Ihrer Anmeldung, sondern eine Art „Nachfrage“ oder „Mängelrüge“ des Gerichts. Das Gericht teilt Ihnen (bzw. meist dem Notar, der die Anmeldung eingereicht hat) mit, welche genauen Bedenken oder fehlenden Informationen es hat, bevor die Eintragung erfolgen kann.
Das Gericht setzt in der Zwischenverfügung eine Frist. Innerhalb dieser Frist müssen die gerügten Mängel behoben oder die Bedenken des Gerichts ausgeräumt werden.
Warum erlässt das Registergericht eine Zwischenverfügung?
Das Registergericht muss sicherstellen, dass alle Eintragungen rechtmäßig und korrekt sind. Eine Zwischenverfügung wird erlassen, wenn das Gericht Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Anmeldung hat. Häufige Gründe sind zum Beispiel:
- Formelle Fehler: Die Anmeldung oder beigefügte Dokumente entsprechen nicht den gesetzlichen Formvorschriften (z.B. fehlende Beglaubigungen).
- Fehlende Unterlagen: Ein für die Eintragung notwendiges Dokument wurde nicht oder unvollständig eingereicht (z.B. eine Genehmigung).
- Inhaltliche Bedenken: Der Inhalt der Anmeldung wirft Fragen auf. Das kann die Wahl des Firmennamens betreffen (ist er verwechslungsfähig?), den Gegenstand des Unternehmens (ist er klar genug formuliert oder rechtlich zulässig?) oder andere Aspekte des Gesellschaftsvertrages.
- Fehlende Anmeldebefugnis: Das Gericht prüft, ob die Person, die die Anmeldung unterschrieben hat (im Fall der GmbH-Gründung meist der Notar basierend auf den Erklärungen der Gesellschafter/Geschäftsführer), überhaupt berechtigt war, diese Erklärung für die Gesellschaft abzugeben. Hier geht es um die Frage, wer nach Gesetz oder Satzung wirksam handeln darf.
Das Ziel des Gerichts ist immer, dass die zukünftige Registereintragung fehlerfrei ist und dem Gesetz entspricht.
Wie kann man auf eine Zwischenverfügung reagieren?
Wenn Sie (oder der Notar, der die Anmeldung betreut) eine Zwischenverfügung erhalten, haben Sie in der Regel zwei Möglichkeiten innerhalb der gesetzten Frist zu reagieren:
- Mängel beheben: Der häufigste Weg ist, die vom Gericht beanstandeten Mängel zu beseitigen. Das kann bedeuten, fehlende Dokumente nachzureichen, formelle Fehler zu korrigieren oder bestimmte Formulierungen im Gesellschaftsvertrag oder in der Anmeldung klarzustellen bzw. anzupassen.
- Bedenken ausräumen/Gegenvorstellung: Wenn Sie oder der Notar der Ansicht sind, dass die Bedenken des Gerichts unbegründet sind, kann eine schriftliche Stellungnahme beim Gericht eingereicht werden. Darin wird dargelegt, warum die Anmeldung rechtmäßig ist und die vom Gericht gerügten Punkte nach Ihrer Auffassung korrekt sind. Dies erfordert oft eine juristische Begründung.
Reagiert man gar nicht auf die Zwischenverfügung oder gelingt es nicht, die Bedenken des Gerichts innerhalb der Frist auszuräumen, wird die Anmeldung vom Gericht zurückgewiesen. Das bedeutet, die beabsichtigte Eintragung findet nicht statt. Gegen diese Zurückweisung kann man wiederum vorgehen.
Für Sie als Beteiligten bedeutet eine Zwischenverfügung zunächst, dass die geplante Eintragung im Moment gestoppt ist. Es ist wichtig, die Mitteilung des Gerichts genau zu prüfen und die Frist zu beachten, um die Möglichkeit zu wahren, die Eintragung doch noch zu erreichen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung der FAQ Fragen keine individuelle Rechtsberatung darstellt und ersetzen kann. Alle Angaben im gesamten Artikel sind ohne Gewähr. Haben Sie einen ähnlichen Fall und konkrete Fragen oder Anliegen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Glossar – Fachbegriffe kurz erklärt
§ 378 Abs. 2 FamFG
§ 378 Absatz 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG) regelt die besondere Befugnis von Notaren bei der Anmeldung von Eintragungen im Handelsregister. Danach kann ein Notar eine Eintragung beim Handelsregister anmelden, wenn die zu dieser Eintragung erforderliche Erklärung von ihm beurkundet oder beglaubigt wurde. Die Vorschrift dient der Vereinfachung und Beschleunigung des Verfahrens, indem der Notar eine qualifizierte Rolle übernimmt und für die Echtheit und Rechtsgültigkeit der Erklärung bürgt.
Beispiel: Wenn ein Notar die Unterschrift unter einem Gesellschafterbeschluss beglaubigt hat, darf er nach § 378 Abs. 2 FamFG die Anmeldung der darauf beruhenden Änderung im Handelsregister vornehmen, ohne dass der Geschäftsführer selbst unterschreiben muss.
Gesellschafterbeschluss
Ein Gesellschafterbeschluss ist eine formelle Entscheidung der Gesellschafterversammlung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Er dokumentiert, welche Maßnahmen die Gesellschafter gemeinsam beschlossen haben, zum Beispiel die Änderung der Geschäftsanschrift. Ein Beschluss kann schriftlich oder mündlich gefasst werden, je nach Gesellschaftsvertrag, und wird häufig notariell beglaubigt oder beurkundet, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Obwohl ein Gesellschafterbeschluss bei einer reinen Geschäftsanschriftenänderung nicht gesetzlich zwingend ist, kann er intern für die Geschäftsführung bindend sein und die Grundlage der Anmeldung zum Handelsregister bilden.
Beispiel: Die Gesellschafter einer GmbH beschließen, dass die Geschäftsanschrift geändert wird. Dieser Beschluss wird schriftlich gefasst und ggf. notariell beglaubigt. Die Geschäftsführung setzt diesen Beschluss dann um und meldet die Adresse an das Handelsregister.
Notarielle Beglaubigung
Die notarielle Beglaubigung ist eine amtliche Bestätigung durch einen Notar, dass eine Unterschrift auf einem Dokument tatsächlich von der angegebenen Person stammt und diese Unterschrift in seiner Gegenwart geleistet wurde. Sie sichert die Identität des Unterzeichners und die Echtheit der Unterschrift ab, ohne den Inhalt des Dokuments zu prüfen. Die Beglaubigung ist in Handelsregisterverfahren wichtig, um die Rechtssicherheit und Verlässlichkeit der Anmeldung zu gewährleisten und ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 12 HGB, § 378 FamFG).
Beispiel: Ein Geschäftsführer unterzeichnet eine Anmeldung zur Änderung der Geschäftsadresse. Der Notar bestätigt durch seine Beglaubigung, dass die Unterschrift echt ist und vom Geschäftsführer stammt, bevor der Notar die Anmeldung an das Handelsregister weiterleitet.
Zwischenverfügung
Eine Zwischenverfügung ist eine vorläufige Mitteilung des Registergerichts, in der es formale oder inhaltliche Mängel oder Bedenken an einer Handelsregisteranmeldung anzeigt. Sie ist keine endgültige Ablehnung, sondern fordert die Beteiligten auf, innerhalb einer Frist Fehler zu beheben oder Einwände des Gerichts zu entkräften. Zweck der Zwischenverfügung ist es, sicherzustellen, dass nur korrekte und rechtmäßige Eintragungen in das Handelsregister erfolgen.
Beispiel: Wenn das Amtsgericht Charlottenburg Zweifel anmeldet, ob der Notar zur Einreichung der Adressänderung berechtigt war, ergeht eine Zwischenverfügung, in der das Gericht die Beseitigung dieses Mangels fordert oder eine Klärung verlangt.
Anmeldebefugnis
Anmeldebefugnis bezeichnet die rechtliche Befugnis einer Person oder eines Organs, eine Eintragung im Handelsregister wirksam zu beantragen. Bei einer GmbH ist hierfür grundsätzlich der Geschäftsführer zuständig. Nach § 378 Abs. 2 FamFG kann aber auch ein Notar eine Anmeldung vornehmen, wenn er die zu der Eintragung erforderliche Erklärung beurkundet oder beglaubigt hat. Die Anmeldebefugnis ist zentral, weil nur rechtlich befugte Personen die Anmeldung einreichen dürfen, damit die Registereintragung wirksam und rechtssicher erfolgt.
Beispiel: Normalerweise meldet der Geschäftsführer die Änderung der Geschäftsanschrift an. Ist der Notar jedoch an einer beglaubigten Erklärung beteiligt, kann er sich auf seine besondere Anmeldebefugnis berufen und die Anmeldung selbst beim Registergericht einreichen.
Wichtige Rechtsgrundlagen
- § 378 Absatz 2 FamFG: Diese Vorschrift regelt die Befugnis von Notaren, Eintragungen im Handelsregister vorzunehmen, wenn sie die zugrundeliegende Erklärung beurkundet oder beglaubigt haben. Sie erlaubt eine vereinfachte Anmeldung, die nicht mehr zwingend durch den Geschäftsführer erfolgen muss. | Bedeutung im vorliegenden Fall: Das Kammergericht bestätigte, dass der Notar aufgrund der notariellen Beglaubigung des Gesellschafterbeschlusses zur Anmeldung der Geschäftsanschrift berechtigt war und somit die Anmeldung wirksam ist.
- § 29 HGB in Verbindung mit § 31 HGB: Nach diesen Vorschriften müssen Änderungen der Geschäftsanschrift einer GmbH zwingend zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden. Die Eintragung schafft Rechtssicherheit über die aktuelle Geschäftsadresse. | Bedeutung im vorliegenden Fall: Die GmbH war verpflichtet, die Adressänderung beim Handelsregister anzumelden, wodurch der Vorgang überhaupt registerrechtlich relevant wurde.
- § 37 Absatz 1 GmbHG: Diese Norm bestimmt, dass die Gesellschafterversammlung den Geschäftsführer Weisungen erteilen kann, sofern die Satzung keine Ausschlussbestimmung enthält. Der Geschäftsführer ist an solche verbindlichen Beschlüsse gebunden. | Bedeutung im vorliegenden Fall: Der vorgelegte Gesellschafterbeschluss war intern bindend für den Geschäftsführer und damit eine maßgebliche Grundlage für die Eintragung, was die Notaranmeldung legitimierte.
- Allgemeines Gesellschaftsrecht (Grundsatz der Organbefugnis): Üblicherweise ist der Geschäftsführer allein berechtigt und verpflichtet, Eintragungen zum Handelsregister vorzunehmen, es sei denn, es liegen besondere Vollmachten oder Beschlüsse vor. | Bedeutung im vorliegenden Fall: Das Registergericht hatte dies als Argument gegen die Anmeldung durch den Notar herangezogen; das Kammergericht stellte jedoch klar, dass durch die notarielle Beglaubigung des Gesellschafterbeschlusses eine wirksame Vollmacht gegeben war.
- § 78 FamFG (Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit): Regelt das einheitliche Verfahren im Handelsregister und anderen öffentlichen Registern, wobei Notare eine wichtige Rolle bei bestimmten Anmeldungen spielen. | Bedeutung im vorliegenden Fall: Diese Verfahrensvorschrift bildet den Rahmen für die zulässige Anmeldung durch den Notar und den Umgang mit formellen Eintragungshindernissen.
- Grundsatz der formfreien Wirksamkeit von Willenserklärungen (auch ohne gesetzliche Formpflicht): Erklärungen, die keine gesetzliche Formvorschrift fordern, sind grundsätzlich formfrei wirksam; die notarielle Beteiligung ist hier keine materielle Voraussetzung, sondern dient der Legitimation. | Bedeutung im vorliegenden Fall: Obwohl der Gesellschafterbeschluss zur Adressänderung keiner notariellen Formpflicht unterlag, reichte die Beglaubigung durch den Notar für den Anmeldungsakt aus und rechtfertigte dessen Handeln.
Das vorliegende Urteil
KG Berlin – Az.: 22 W 73/24 – Beschluss vom 30.01.2025
* Der vollständige Urteilstext wurde ausgeblendet, um die Lesbarkeit dieses Artikels zu verbessern. Klicken Sie auf den folgenden Link, um den vollständigen Text einzublenden.
