Notarielle Beurkundung – Ablauf, Kosten und Beispiele

Viele Menschen sind unsicher, was bei einer notariellen Beurkundung genau passiert und welche Kosten auf sie zukommen. Diese Unsicherheit ist verständlich, denn meist handelt es sich um die wichtigsten finanziellen Entscheidungen im Leben. Ob Sie nun eine Immobilie kaufen, Ihr Erbe regeln oder ein Unternehmen gründen möchten – eine notarielle Beurkundung sorgt dafür, dass alles rechtssicher abläuft.

In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie eine notarielle Beurkundung abläuft, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen und in welchen Situationen sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Anhand konkreter Beispiele aus der Praxis zeigen wir Ihnen, was Sie bei Ihrem Notartermin erwartet und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können.

Was ist eine notarielle Beurkundung? – Definition und Bedeutung

Kurz erklärt: Eine notarielle Beurkundung ist ein Verfahren, bei dem ein Notar Rechtsgeschäfte oder Willenserklärungen in einer öffentlichen Urkunde festhält. Diese Urkunde hat besondere Beweiskraft und macht das Rechtsgeschäft erst wirksam.

Zweck: Die notarielle Beurkundung dient dem Schutz der Beteiligten vor übereilten Entscheidungen und stellt sicher, dass alle Parteien die rechtlichen Konsequenzen verstehen.

Gesetzliche Grundlage: § 128 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und das Beurkundungsgesetz (BeurkG) regeln, wann eine notarielle Beurkundung erforderlich ist.

Notarielle Urkunde als Vollstreckungstitel

Ein wichtiger Vorteil der notariellen Beurkundung: Die Urkunde ist ein Vollstreckungstitel. Das bedeutet, wenn beispielsweise der Käufer den vereinbarten Kaufpreis nicht zahlt, können Sie ohne langwieriges Gerichtsverfahren direkt die Zwangsvollstreckung einleiten. Dies spart Zeit und Kosten im Ernstfall.

Wann ist eine notarielle Beurkundung Pflicht?

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, bei welchen Rechtsgeschäften Sie zwingend zum Notar müssen:

Diese Geschäfte brauchen KEINE notarielle Beurkundung:

Viele wichtige Dokumente können Sie ohne Notar rechtswirksam erstellen. Das spart Zeit und Geld. Hier die häufigsten Beispiele, bei denen eine einfache Schriftform oder sogar mündliche Vereinbarung ausreicht:

• Testament (handschriftlich möglich)
• Vorsorgevollmacht
• Patientenverfügung
• Mietvertrag
• Arbeitsvertrag
• Kaufverträge (außer Immobilien)

Bei diesen Dokumenten genügt oft eine notarielle Beglaubigung der Unterschrift, wenn überhaupt eine Beteiligung des Notars gewünscht wird.

Getrennte Beurkundung: wenn nicht alle gleichzeitig können

Manchmal können nicht alle Vertragsparteien gleichzeitig zum Notar kommen. Die Lösung: Eine getrennte Beurkundung. Dabei unterschreibt die erste Partei, dann wird die Urkunde zur zweiten Partei geschickt (ggf. zu einem anderen Notar). Der Vertrag wird erst wirksam, wenn alle unterschrieben haben.

Alternative: Eine notarielle Vollmacht ermöglicht die Vertretung beim gemeinsamen Termin. Diese muss vorab notariell beurkundet werden und kostet zusätzlich etwa 100-200 EUR.

Warum gibt es die Beurkundungspflicht?

Der Gesetzgeber hat die notarielle Beurkundung für besonders wichtige und folgenreiche Rechtsgeschäfte vorgeschrieben. Diese Formvorschrift erfüllt mehrere Funktionen: Sie warnt vor übereilten Entscheidungen (Warnfunktion), sichert die Beweisbarkeit (Beweisfunktion) und gewährleistet fachkundige Beratung (Beratungsfunktion). Ohne notarielle Beurkundung sind diese Rechtsgeschäfte nichtig (§ 125 BGB).

§ 311b Abs. 1 BGB: „Ein Vertrag, durch den sich der eine Teil verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, bedarf der notariellen Beurkundung.

Notarielle Beurkundung vs. Beglaubigung: Der wichtige Unterschied

Viele verwechseln diese beiden Begriffe. Hier die klare Abgrenzung:

Unterschied zur notariellen Beglaubigung im Detail

Bei einer Beglaubigung bestätigt der Notar nur die Echtheit Ihrer Unterschrift oder dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Der Inhalt wird nicht geprüft. Eine Beglaubigung dauert nur 5-10 Minuten und kostet meist zwischen 20-70 EUR. Sie reicht aus für Vollmachten, Zeugniskopien oder Anträge bei Behörden.

Die Beurkundung hingegen ist ein umfassender Prozess: Der Notar prüft den gesamten Vertragsinhalt, berät alle Parteien neutral und liest das komplette Dokument vor. Nur so wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die rechtlichen Folgen verstehen.

Was kostet eine notarielle Beurkundung?

Die Kosten richten sich nach dem Geschäftswert und sind gesetzlich im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) festgelegt:

*inkl. Mehrwertsteuer, Auslagen und Betreuungsgebühren

Zusätzliche Kostenfaktoren

Bei Immobiliengeschäften kommen weitere Gebühren hinzu:

• Grundschuldbestellung: Bei Finanzierung ca. 0,8-1,0% des Darlehensbetrags
• Löschung alter Grundschulden: Ca. 0,2% der zu löschenden Summe
• Notaranderkonto: 0,5-1,0 Promille des Kaufpreises (siehe unten)
• Mehrere Kaufvertragsentwürfe: Bei umfangreichen Änderungen ggf. zusätzliche Entwurfsgebühren

Tipp: Fragen Sie vorab nach einem Kostenvoranschlag. Der Notar kann Ihnen die voraussichtlichen Gesamtkosten nennen.

Wer zahlt die Notarkosten?

• Immobilienkauf: Traditionell der Käufer (kann aber verhandelt werden)
• Ehevertrag: Meist teilen sich die Ehepartner die Kosten
• Erbvertrag: Die Vertragsparteien nach Vereinbarung
• GmbH-Gründung: Die Gesellschaft bzw. die Gründer

Das Notaranderkonto – Schnellere und sichere Abwicklung

Beim Immobilienkauf kann die Kaufpreiszahlung über ein Notaranderkonto abgewickelt werden. Dies ist ein Treuhandkonto, das der Notar für die Vertragsparteien führt.

Vorteile des Notaranderkontos

Der größte Vorteil liegt in der beschleunigten Abwicklung. Sobald der Kaufpreis auf dem Notaranderkonto eingegangen ist, kann die Immobilienübergabe erfolgen – auch wenn noch nicht alle Fälligkeitsvoraussetzungen wie die Löschung alter Grundschulden erfüllt sind. Dies kann die Übergabe um 4-6 Wochen beschleunigen.

Der Notar überwacht treuhänderisch die Erfüllung aller Bedingungen und zahlt erst dann an den Verkäufer aus. Beide Parteien haben maximale Sicherheit: Der Verkäufer weiß, dass das Geld vorhanden ist, der Käufer, dass er sein Eigentum erhält.

Wann lohnt sich das Notaranderkonto?

Das Notaranderkonto ist besonders sinnvoll bei:

• Zeitdruck: Sie müssen schnell aus der alten Wohnung raus
• Komplexen Finanzierungen: Mehrere Banken beteiligt
• Auslandsgeschäften: Käufer oder Verkäufer im Ausland
• Unsicherheit: Sie kennen die andere Partei nicht gut

Kosten: Die Gebühr für ein Notaranderkonto beträgt etwa 0,5 bis 1,0 Promille des Kaufpreises, bei 300.000 Euro also 150-300 Euro zusätzlich.

Der Ablauf einer notariellen Beurkundung in 5 Schritten

Gesamtdauer: Von der Terminvereinbarung bis zur fertigen Urkunde vergehen meist 2-4 Wochen.

Schritt 1: Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung (Tag 1)
Sie kontaktieren eine Notarkanzlei und schildern Ihr Anliegen. Der Notar klärt mit Ihnen die wichtigsten Eckdaten und vereinbart einen Beratungstermin.

Schritt 2: Entwurfserstellung (Tag 2-5)
Der Notar erstellt einen Vertragsentwurf basierend auf Ihren Angaben. Diesen erhalten Sie mindestens 14 Tage vor dem Beurkundungstermin zur Prüfung.

Praxistipp: Lesen Sie den Entwurf gründlich und markieren Sie unklare Stellen. Scheuen Sie sich nicht, dem Notar vorab Ihre Fragen per E-Mail zu schicken. So kann er sich vorbereiten und der Termin läuft effizienter ab.

Schritt 3: Der Beurkundungstermin (Tag 14-21)
Alle Beteiligten erscheinen persönlich beim Notar (oder mit notarieller Vollmacht). Der Notar prüft die Ausweise und die Geschäftsfähigkeit.

Schritt 4: Vorlesen und Erklären (während des Termins)
Der Notar liest den kompletten Vertrag vor und erklärt schwierige Rechtsbegriffe. Sie können jederzeit Fragen stellen. Erst wenn alles klar ist, wird unterschrieben.

Schritt 5: Unterschrift und Vollzug (sofort wirksam)

Mit der Unterschrift aller Beteiligten und des Notars wird der Vertrag rechtskräftig. Der Notar kümmert sich um die weiteren Schritte (z.B. Grundbucheintragung).

Checkliste: Das müssen Sie zum Notartermin mitbringen

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Bei Immobiliengeschäften: Grundbuchauszug, Flurkarte, Energieausweis
• Bei Gesellschaftsgründung: Gesellschafterliste, Angaben zum Stammkapital
• Bei Vertretung: Notarielle Vollmacht im Original
• Finanzierungszusage der Bank (bei Immobilienkauf)
• Steuer-ID aller Beteiligten

Digitale Vorbereitung:

• Entwurf auch digital speichern (für Notizen während der Beurkundung)
• Bei Gesellschaftsgründungen: Online-Beurkundung möglich?
• Zahlungsweise klären (Überweisung, EC-Karte?)

Zusätzlich klären:

• Notaranderkonto gewünscht? (bei Zeitdruck empfehlenswert)
• Zahlungsweise der Notargebühren (Überweisung, EC-Karte?)
• Bei Sprachproblemen: Dolmetscher erforderlich?

Fazit: Notarielle Beurkundung als Sicherheit

Die notarielle Beurkundung mag auf den ersten Blick aufwendig und kostspielig erscheinen. Sie bietet Ihnen aber bei wichtigen Rechtsgeschäften maximale Sicherheit. Der Notar sorgt als neutraler Berater dafür, dass alle Beteiligten ihre Rechte und Pflichten kennen und der Vertrag rechtssicher ist.

Häufige Fragen zur notariellen Beurkundung