Notarielle Beurkundung – Wann wird sie benötigt?

Was Sie über die Beurkundung wissen müssen

Die notarielle Beurkundung stellt oft eine essenzielle Bedingung für die Durchführung von Rechtsgeschäften dar. Aus der Perspektive des Rechts ist sie die strengste Form der Dokumentation, die der Gesetzgeber vorsieht. Diese Form der Beurkundung wird immer dann gefordert, wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen eines Geschäfts besonders komplex sind. Erst durch die Beglaubigung eines Notars erlangt ein solches Geschäft seine rechtliche Gültigkeit.

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In welchen Fällen ist die notarielle Beurkundung zwingend erforderlich?

Eine Beurkundung durch einen Notar kann sowohl bei einem Vertrag als auch bei Willenserklärungen zum Einsatz kommen. Diejenigen Verträge oder Willenserklärungen, welche für die betroffenen Personen eine überaus weitreichende Konsequenz mit sich bringen, müssen zwingend einer Beurkundung durch einen Notar unterzogen werden. Auf diese Weise möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass sich die entsprechenden Personen auch tatsächlich der rechtlichen Tragweite ihrer Handlung bewusst sind.

Siehe auch: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – § 311b Verträge über Grundstücke, das Vermögen und den Nachlass

Wie ist der Ablauf des Verfahrens

Zunächst erst einmal muss zwingend eine Unterscheidung vorgenommen werden zwischen der Notarbeurkundung und der Notarbeglaubigung. Das wesentliche Unterscheidungsmerkmal zwischen diesen beiden Verfahren ist der Umstand, dass der Notar bei einer Beurkundung allen Beteiligten den vollständigen Text einer entsprechenden Urkunde noch einmal laut vorliest. Dies ist bei einer Notarbeglaubigung so in dieser Form nicht der Fall, da der Notar lediglich die Identität der Beteiligten bestätigt.

Das Beurkundungsverfahren verläuft in der gängigen Praxis in verschiedenen Schritten. Zunächst erst einmal erfolgt die Auftragserteilung an den entsprechenden Notar.

Durch die Auftragserteilung gilt das Beurkundungsverfahren als eröffnet, sodass die Tätigkeit des Notars auch im Fall eines Auftragsabbruchs mit Kosten für die involvierten Personen verbunden ist. Der Auftragsabbruch unmittelbar nach der Auftragserteilung berechtigt den Notar zu einer Gebührenberechnung in Höhe von 20 Euro zzgl. Mehrwertsteuer und Auslagen.

Im Zuge der Auftragserteilung muss der Notar erfahren, was genau der Gegenstand der Beurkundung ist. Die rechtlichen Details müssen ausdrücklich nicht von dem Auftraggeber vorgegeben werden. In der gängigen Praxis ist es für einen Notar vollumfänglich ausreichend, wenn der grobe Sachverhalt mitgeteilt wird. Wie die rechtliche Angelegenheit dann ausgestaltet wird, obliegt der Verantwortung des Notars.

Sollte ein Auftraggeber nicht genügend Deutschkenntnisse besitzen, um der Beurkundung in der Amtssprache „deutsch“ folgen zu können, so muss zwingend ein Dolmetscher bei der Beurkundung anwesend sein. Es kann indes jedoch auch erforderlich sein, die Urkunde in eine andere Sprache zu übersetzen.

Der zweite Schritt des Verfahrens

Unmittelbar nach der Auftragserteilung fertigt der Notar auf der Basis der ihm übermittelten Informationen einen ersten Entwurf der Urkunde. Damit diese Urkunde dem Bedarf des Auftraggebers gerecht wird sollte der Auftraggeber jede Information, die zur Verfügung steht, auch tatsächlich an den Notar übermitteln.

Der dritte Schritt des Verfahrens

Im dritten Schritt übermittelt der Notar dem Auftraggeber den von ihm erstellten Entwurf zu Einsichtnahme. Die Einsichtnahme des ersten Entwurfs ist überaus wichtig, da zu diesem Zeitpunkt durch den Notar noch Änderungen vorgenommen werden können.

Sollte der Auftrag der notariellen Beurkundung zu diesem Zeitpunkt seitens des Auftraggebers abgebrochen werden, so ist die Notargebühr in der vollen Höhe zu entrichten.

Etwaige Änderungswünsche sollten dem Notar unverzüglich mitgeteilt werden, um ihm oder ihr die Gelegenheit zu geben, den Entwurf bis zu dem Termin der Beurkundung noch rechtzeitig zu korrigieren. Überdies gewährleistet eine frühzeitige Mitteilung der Änderungswünsche auch, dass der geänderte Entwurf nochmals zu einer weiteren Einsichtnahme übermittelt werden kann. Ein überaus unglücklicher Weg ist es, erst im Zuge des Beurkundungstermins Änderungswünsche mitzuteilen. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Beurkundungstermin verschoben wird.

Der vierte Schritt des Verfahrens

Der vierte Schritt des Procederes ist letztlich die Beurkundungsverhandlung. In diesem Termin wird die Urkunde letztlich zwischen dem Notar und allen Teilnehmer genau abgestimmt. Nach diesem Schritt erfolgt letztlich eine Terminierung des Beurkundungstermins.

Der Beurkundungstermin ist letztlich als Spätphase anzusehen. Dieser Termin startet immer mit der notariellen Feststellung von den Personalien aller anwesenden Beteiligten. Dementsprechend ist es auch zwingend erforderlich, dass die Beteiligten zu diesem Termin auch ihre gültigen Ausweisdokumente in Form des Personalausweises oder des Reisepasses mit sich führen und vorzeigen können.

Der Notar wird vor dem eigentlichen Beurkundungstermin nochmals eine Information an alle Teilnehmer übermitteln, welche Unterlagen benötigt werden. Diese Unterlagen müssen in der gängigen Praxis im Original respektive einer beglaubigten Abschrift mitgeführt und vorgelegt werden. Die einfache Kopie in unbeglaubigter Form ist nicht ausreichend.

Zu dem Beurkundungstermin sollten alle Teilnehmer auch den letzten Entwurf, den sie von dem Notar erhalten haben, mitführen. Auf diese Weise ist für alle anwesenden Teilnehmer ein Abgleich der zu beurkundenden Urkunde und dem Entwurf erheblich einfacher.

Der Notar wird im Beurkundungstermin die zu beurkundende Urkunde wortwörtlich vorlesen. Obgleich dies auf den ersten Blick als überaus altmodisch erscheinen mag, so ist dieser Vorgang seitens des Gesetzgebers per Gesetz vorgeschrieben. Der Notar kann auf diese Weise sichergehen, dass die anwesenden Beteiligten den Inhalt der Urkunde gehört haben. Der Notar wird überdies auch sicherstellen, dass der Inhalt der Urkunde von allen anwesenden Beteiligten verstanden wurde. Damit der gesetzlichen Verpflichtung nachkommen kann ist es natürlich erforderlich, dass eine entsprechende Ruhe in dem Raum vorherrscht. Es ist daher nicht ratsam, zu diesem Termin Kinder oder lebhafte Haustiere mitzuführen.

Erläuterung der Urkunde

Es gehört zu den gesetzlichen Pflichten eines Notars, den Inhalt der entsprechenden Urkunde allen anwesenden Personen zu erläutern. Die Relevanz der wichtigsten Punkte obliegt dabei im seinem Ermessen. Es ist allen anwesenden Beteiligten jedoch ausdrücklich gestattet, jederzeit Fragen mit Bezug auf den Inhalt einer Urkunde oder den rechtlichen Auswirkungen des Inhalts zu stellen. In der gängigen Praxis kann jeder Notar die entsprechenden Fragen sehr schnell erklären, sodass der Beurkundungstermin in einem überschaubaren zeitlichen Rahmen durchgeführt werden kann.

Sollte eine beteiligte Person derartig viele Fragen mit Bezug auf den Inhalt der Urkunde haben, dass die Beantwortung bzw. Klärung des Sachverhalts den Rahmen sprengen würde, kann der Notartermin auch abgebrochen und auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Der Notar hat hierzu das Recht, da er auch anderweitige Mandantentermine wahrnehmen muss.

Unterschrift auf der Urkunde

Durch die Unterschrift auf der Urkunde signalisieren letztlich alle beteiligten Anwesenden, dass der Inhalt der Urkunde das Einverständnis trifft. Die Unterschrift des Notars auf der Urkunde erfolgt dabei als Letztes. Durch die Unterschrift wird der Beurkundungsvorgang letztlich beendet.

Nach dem Beurkundungstermin ist der Vorgang der notariellen Beurkundung für den Notar jedoch noch nicht beendet. Der Notar trägt die Urkunde noch in seine eigene Urkundenrolle ein und vergibt im Zuge dieses Eintragungsprozesses auch eine individuelle Urkundennummer. Diese Urkundennummer ist jedoch nicht willkürlich von dem Notar gewählt, sie setzt sich vielmehr aus der fortlaufenden Nummer aller Urkunden des Notars sowie der Jahrgangszahl zusammen. Die Urkundenrollennummer ist für jeden Notar eigenständig, da auf diese Weise der Notar jede einzelne Urkunde zweifelsfrei als solche identifizieren und benennen kann.

Nach dem Eintragungsprozess fertigt der Notar die eigentliche Urkunde an sich. Dieser Prozess wird auch Ausfertigung genannt. Zunächst wird eine Reinschrift der Urkunde erstellt. Auf dieser Reinschrift sind die Unterschriften der beteiligten Anwesenden nicht vorhanden. Sie werden in der Reinschrift durch das Kürzel „gez.“ gekennzeichnet. Nach dem Kürzel folgt der vollständige Name der Person, welche in dem Beurkundungstermin an dieser Stelle eine Unterschrift geleistet hat. In der Reinschrift ist auch das Notarsiegel nicht vorhanden. Die entsprechende Position wird durch das Kürzel „L.S.“ gekennzeichnet.

Die Reinschriften werden dann kopiert und als Ausfertigungen sowie beglaubigte Abschriften oder alternativ dazu als einfache Abschrift bezeichnet. Sowohl Ausfertigungen als auch beglaubigte Abschriften sind notariell bestätigte Kopien, welche mit der Urschrift der Urkunde übereinstimmen.

Alle beteiligten Personen erhalten Ausfertigungen oder Abschriften von dem Notar übermittelt. Im Zuge dieses Schritts übermittelt der Notar in der gängigen Praxis auch die Kostenrechnung.

Mit diesen Kosten muss bei einer notariellen Beurkundung gerechnet werden?

Im Hinblick auf die Kosten der notariellen Tätigkeit kann im Vorfeld im Grunde genommen keine genaue vereinheitliche Antwort gegeben werden, da sich die Kosten nach dem jeweiligen Umfang sowie dem Aufwand der notariellen Tätigkeit richten. Die gesetzliche Grundlage für die Notarvergütung ist dabei jedoch vollständig transparent in dem § 17 BundesnotarOrdnung (BNotO) sowie im § 34 GNotKG (Gerichts- und Notarkostengesetz) für jede Person einsehbar. Da sowohl der Aufwand als auch der Umfang der notariellen Tätigkeit für einen juristischen Laien sehr schwer einschätzbar sind kann jedoch an dieser Stelle anhand eines Beispiels dargelegt werden, wie hoch die Notargebühren letztlich ausfallen können. Als Rahmenkriterien für dieses Beispiel wird ein Immobilienkaufgeschäft zugrunde gelegt, für welches die notarielle Beurkundung zwingend vorgeschrieben ist.

Angenommen, der Kaufpreis der Immobilie wird mit 300.000 Euro festgelegt und es muss diesbezüglich eine Grundschuld in Höhe von 250.000 Euro eingetragen werden. Der Notar wurde mit der Abwicklung des Rechtsgeschäfts beauftragt und die Zahlung des Kaufpreises soll über ein entsprechendes Notaranderkonto erfolgen.

Anhand dieser Gebühren würde sich eine Zwischensumme von 3.075 Euro ergeben, auf welche noch 19 Prozent Mehrwertsteuer im Wert von 584 Euro herauf gerechnet werden müsste. Die endgültige Gebühr für die notarielle Tätigkeit würde dementsprechend 3.659 Euro betragen.