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Endbeglaubigung für notarielle Urkunde mit angehängter Übersetzung

Ein Kölner Notar wollte die Unterschrift unter einer arabischen Vollmacht beglaubigen lassen, um sie im Irak zu verwenden. Doch die Behörden verweigerten die notwendige Endbeglaubigung, weil der Notar die Vollmacht mit einer deutschen Übersetzung verbunden hatte – ein juristisches Tauziehen um Formalitäten mit internationalem Nachspiel.

Das Wichtigste in Kürze

  • Gericht: Verwaltungsgericht Köln
  • Datum: 13.09.2024
  • Aktenzeichen: 10 K 1338/21
  • Verfahrensart: Fortsetzungsfeststellungsklage
  • Rechtsbereiche: Verwaltungsrecht, internationales Urkundenrecht

Beteiligte Parteien:

  • Der Kläger: Ein Notar, der gegen die Versagung der Endbeglaubigung eines Beglaubigungsvermerks klagt. Er argumentiert, dass die Endbeglaubigung notwendig sei, um die Legalisation seiner Unterschriftsbeglaubigung durch die irakische Vertretung zu ermöglichen und behauptet, dass die Verweigerung rechtswidrig war, da seine Urkunden zur Verwendung im Ausland bestimmt seien.
  • Die Beklagte: Das Bundesverwaltungsamt, welches den Antrag auf Endbeglaubigung abgelehnt hat, da die deutsche Übersetzung mit dem Beglaubigungsvermerk verbunden war, ohne vorbeglaubigt worden zu sein. Sie argumentiert, dass eine solche Verbindung im Legalisationsverfahren nicht erforderlich sei.

Um was ging es?

  • Sachverhalt: Ein Notar hat die Unterschrift einer Klientin unter einem arabischen Dokument beglaubigt und den Beglaubigungsvermerk mit einer deutschen Übersetzung verbunden. Das Bundesverwaltungsamt verweigerte die Endbeglaubigung, da die Übersetzung nicht separat vorbeglaubigt war. Der Notar klagte, um feststellen zu lassen, dass die Verweigerung der Endbeglaubigung rechtswidrig war.
  • Kern des Rechtsstreits: Die Frage war, ob das Bundesverwaltungsamt verpflichtet ist, die Endbeglaubigung zu erteilen, wenn eine öffentliche Urkunde vorbeglaubigt ist, oder ob die Verbindung mit einer nicht endbeglaubigungsfähigen Übersetzung der Endbeglaubigung entgegensteht.

Was wurde entschieden?

  • Entscheidung: Die Klage wurde abgewiesen.
  • Begründung: Das Gericht entschied, dass die Endbeglaubigung rechtmäßig verweigert wurde, da die zuvor nicht beglaubigte Übersetzung mit dem Beglaubigungsvermerk verbunden war. Zweck der Endbeglaubigung sei es, die Echtheit öffentlicher Urkunden zu bestätigen, was durch die feste Verbindung mit einer Übersetzung gefährdet werden könnte.
  • Folgen: Der Kläger trägt die Kosten des Verfahrens. Das Urteil verdeutlicht, dass Endbeglaubigungen nur für klar abgegrenzte und notwendige Dokumente erfolgen können. Eine rechtliche Besserstellung des Klägers in zukünftigen ähnlichen Fällen ist nicht erkennbar. Das Urteil ist in Bezug auf die Kostenentscheidung vorläufig vollstreckbar.

Herausforderungen der notariellen Beglaubigung und Übersetzung im internationalen Kontext

Die Beglaubigung von Dokumenten spielt in einer zunehmend globalisierten Welt eine entscheidende Rolle. Ob für Rechtsgeschäfte, Bildungsabschlüsse oder persönliche Dokumente – die notarielle Endbeglaubigung und Übersetzung sichern die Rechtsgültigkeit und internationale Anerkennung wichtiger Urkunden.

Komplexe juristische Anforderungen machen eine professionelle Dokumentenvalidierung unerlässlich. Besonders bei Übersetzungen von öffentlichen Urkunden müssen strikte gesetzliche Vorgaben eingehalten werden, um die Authentizität und Rechtswirksamkeit der Dokumente in verschiedenen Jurisdiktionen zu gewährleisten. Der Weg zur Anerkennung im Ausland führt dabei oft über spezielle Beglaubigungsstellen und Notare.

Diese Einführung ebnet den Weg zur Betrachtung eines konkreten Falls, der die Herausforderungen und Besonderheiten der notariellen Beglaubigung mit Übersetzung praxisnah beleuchtet.

Der Fall vor Gericht


Notarielle Beglaubigung für den Irak: Gericht bestätigt Ablehnung der Endbeglaubigung

Notar in Köln sitzt an geschäftigem Schreibtisch, telefoniert wegen Beglaubigungsproblematik mit Behörde.
Ablehnung der Endbeglaubigung durch Gericht | Symbolfoto: Flux gen.

Ein Kölner Notar scheiterte mit seiner Klage gegen das Bundesverwaltungsamt vor dem Verwaltungsgericht Köln. Das Gericht bestätigte die Rechtmäßigkeit der Ablehnung einer Endbeglaubigung für eine notarielle Unterschriftsbeglaubigung, die zur Verwendung im Irak bestimmt war.

Streit um die Verbindung von Beglaubigung und Übersetzung

Der Notar hatte im November 2020 die Unterschrift einer Klientin unter einer arabischsprachigen Vollmacht beglaubigt, die für eine Grundstücksveräußerung im Irak verwendet werden sollte. Er setzte seinen Beglaubigungsvermerk auf ein separates Blatt und verband dieses mit dem arabischen Text sowie einer deutschen Übersetzung. Nach der Zwischenbeglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts Köln beantragte der Notar beim Bundesverwaltungsamt die Endbeglaubigung.

Behördliche Ablehnung wegen unzulässiger Dokumentenverbindung

Das Bundesverwaltungsamt lehnte den Antrag ab und führte aus, dass Urkunden mit beigefügten Übersetzungen grundsätzlich nicht endbeglaubigt würden. Der Notar argumentierte im Widerspruchsverfahren, die Übersetzung sei notwendig gewesen, um seine notariellen Prüfungspflichten nachweisen zu können. Das Amt wies den Widerspruch zurück und erklärte, die Endbeglaubigung wäre möglich gewesen, wenn die Übersetzung separat beigefügt und nicht untrennbar mit dem Beglaubigungsvermerk verbunden worden wäre.

Gerichtliche Bestätigung der Ablehnungsentscheidung

Das Verwaltungsgericht Köln bestätigte die Rechtmäßigkeit der behördlichen Entscheidung. Nach Auffassung des Gerichts dürfen im internationalen Urkundenverkehr öffentliche Urkunden und ihre Beglaubigung nur mit solchen Dokumenten fest verbunden werden, die für die Endbeglaubigung und Legalisation unentbehrlich sind. Die beigefügte deutsche Übersetzung sei für die Verwendung der Vollmacht im Irak ohne Nutzen gewesen, da das Ausgangsdokument bereits in arabischer Sprache vorlag. Die feste Verbindung mit der Übersetzung könne sogar zu Missverständnissen führen, da der falsche Eindruck entstehen könnte, die Beglaubigungen bezögen sich auch auf die Übersetzung. Für den vom Notar angeführten Nachweis seiner Prüfungspflichten hätte es ausgereicht, eine Kopie des Vorgangs mit der deutschen Übersetzung in die notarielle Urkundensammlung aufzunehmen.


Die Schlüsselerkenntnisse

Das Urteil verdeutlicht, dass bei notariellen Beglaubigungen von fremdsprachigen Dokumenten die Übersetzung nicht fest mit dem Beglaubigungsvermerk verbunden werden darf, wenn eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt angestrebt wird. Übersetzungen müssen separat beigefügt werden. Die Entscheidung klärt die formalen Anforderungen für die internationale Verwendung notariell beglaubigter Dokumente und zeigt, dass die Prüfungspflicht des Notars auch bei fremdsprachigen Texten durch alternative Nachweise erfüllt werden kann.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Wenn Sie Dokumente für die Verwendung im Ausland beglaubigen lassen müssen, achten Sie darauf, dass die deutsche Übersetzung nicht fest mit dem Beglaubigungsvermerk verbunden wird. Lassen Sie stattdessen die Übersetzung separat anfertigen und beifügen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt benötigen, etwa für die Verwendung von Vollmachten oder anderen Dokumenten im Ausland. Durch die getrennte Vorlage von Beglaubigung und Übersetzung vermeiden Sie Verzögerungen und zusätzliche Kosten im Legalisierungsverfahren. Bei der Beauftragung eines Notars sollten Sie diese Anforderungen bereits im Vorfeld besprechen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Formen der Beglaubigung gibt es bei internationalen Dokumenten?

Bei der Verwendung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr gibt es zwei grundlegende Beglaubigungsformen: die Legalisation und die Apostille.

Die Legalisation

Die Legalisation ist ein mehrstufiges Verfahren zur Bestätigung der Echtheit einer Urkunde. Der Prozess läuft typischerweise in folgenden Schritten ab:

  1. Vorbeglaubigung durch eine deutsche Behörde (z.B. Regierungspräsidium für Verwaltungsurkunden oder Landgericht für notarielle Dokumente)
  2. Endbeglaubigung (auch Überbeglaubigung genannt) durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten – diese wird von einigen Ländern zusätzlich verlangt
  3. Abschließende Legalisation durch die konsularische Vertretung des Ziellandes in Deutschland

Die Apostille

Die Apostille ist eine vereinfachte Form der Beglaubigung für Länder, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind. Bei der Apostille wird die Echtheit der Urkunde direkt von einer dazu bestimmten Behörde des ausstellenden Staates bestätigt. Eine konsularische Beteiligung ist nicht erforderlich.

Besondere Beglaubigungsformen

Für bestimmte Dokumentenarten gelten spezielle Regelungen:

Handelspapiere werden von der IHK vorbeglaubigt und dann direkt dem Konsulat vorgelegt.

Notarielle Urkunden benötigen meist eine zusätzliche Beglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten, bevor sie dem Konsulat vorgelegt werden können.

Verwaltungsurkunden wie Personenstandsurkunden werden vom Regierungspräsidium vorbeglaubigt.


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Was muss bei der Verbindung von Dokumenten mit Übersetzungen beachtet werden?

Die beglaubigte Übersetzung muss mit dem Ausgangsdokument untrennbar verbunden werden, wobei eine festgelegte Reihenfolge einzuhalten ist: Zuerst kommt das Original oder die beglaubigte Kopie des Ausgangstextes, danach folgt die Übersetzung.

Verbindungsmethoden

Die Verbindung der Dokumente muss so erfolgen, dass eine nachträgliche Manipulation ausgeschlossen ist. Dafür gibt es zwei anerkannte Methoden:

  • Vernähen mit Heftgarn und Siegelung der Heftung
  • Umknicken und Tackern einer Blattecke mit anschließender Siegelung

Besondere Anforderungen

Bei mehrseitigen Dokumenten müssen alle Seiten durchnummeriert werden. Die Seitenzahlen des Ausgangstextes sind dabei in der Übersetzung vor dem jeweiligen Text anzugeben.

Wenn Sie ein Dokument mit bereits vorhandener Beglaubigung durch eine Botschaft übersetzen lassen, muss die Heftung des Übersetzers über der Heftung der Botschaft mit dessen Siegel erfolgen.

Ausnahmen und Sonderregelungen

In bestimmten Fällen können Dokumente auch unverbunden bleiben:

  • Wenn der Auftraggeber dies ausdrücklich wünscht
  • Bei elektronischer Übermittlung der Übersetzung

Bei der Verwendung im EU-Ausland kann in vielen Fällen auf eine Übersetzung verzichtet werden, wenn stattdessen ein mehrsprachiges Formular beigefügt wird.


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Welche Rolle spielt die Sprache des Zieldokuments bei der Endbeglaubigung?

Übersetzungen haben bei der Endbeglaubigung einen besonderen rechtlichen Status. Sie gelten als Sachverständigenleistungen und nicht als öffentliche Urkunden. Wenn Sie ein Dokument im Ausland verwenden möchten, müssen Sie einen mehrstufigen Prozess durchlaufen.

Anforderungen an die Übersetzung

Die Übersetzung muss von einem öffentlich beeidigten oder ermächtigten Übersetzer angefertigt werden. Diese Übersetzer haben einen Eid vor einem deutschen Gericht abgelegt und sind zur gewissenhaften Übertragung der Dokumente verpflichtet.

Beglaubigungsprozess für internationale Verwendung

Wenn Sie die übersetzte Urkunde im Ausland verwenden möchten, sind folgende Schritte erforderlich:

  1. Die Originalurkunde muss zunächst vorbeglaubigt werden.
  2. Die Übersetzung muss vor der Endbeglaubigung erfolgen.
  3. Der Gerichtspräsident muss die Eigenschaft des Übersetzers als anerkannten Sachverständigen bestätigen.
  4. Erst dann kann die Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten erfolgen.

Besondere Vorschriften für verschiedene Länder

Die Anforderungen an übersetzte und beglaubigte Dokumente unterscheiden sich je nach Zielland. In manchen Ländern wie den USA reicht eine notarielle Bestätigung der Übersetzung, während in Frankreich ähnlich strenge Vorschriften wie in Deutschland gelten. Bei Ländern, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, genügt eine Apostille.


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Welche Behörden sind für die verschiedenen Beglaubigungsstufen zuständig?

Erste Stufe: Notarielle Beglaubigung

Die notarielle Beglaubigung erfolgt durch einen Notar, der die Echtheit der Unterschrift und die Identität des Unterzeichners bestätigt. Seit August 2022 ist auch eine Online-Beglaubigung über das Portal der Bundesnotarkammer für bestimmte Handelsregisteranmeldungen möglich.

Zweite Stufe: Zwischenbeglaubigung

Nach der notariellen Beglaubigung erfolgt die Zwischenbeglaubigung durch folgende Stellen:

  • Für notarielle und gerichtliche Urkunden: Das zuständige Landgericht
  • Für Verwaltungsurkunden: Die jeweilige Oberbehörde der ausstellenden Behörde
  • Für Handelspapiere: Die Industrie- und Handelskammer
  • Für Schulzeugnisse: Die zuständige Schulaufsichtsbehörde

Die Bearbeitungszeit für eine Zwischenbeglaubigung beträgt durchschnittlich zwei Wochen.

Dritte Stufe: Endbeglaubigung

Die Endbeglaubigung wird seit dem 1. Januar 2023 durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) in Brandenburg an der Havel durchgeführt. Für die Endbeglaubigung müssen Sie:

  1. Ein Online-Kontaktformular ausfüllen
  2. Die daraufhin erhaltene Ticketnummer dem Antrag beifügen
  3. Die vorbeglaubigte Urkunde mit dem Antragsformular einsenden

Die Bearbeitungszeit für Endbeglaubigungen beträgt etwa 4-6 Wochen.

Vierte Stufe: Legalisation

Die Legalisation wird von der Auslandsvertretung (Botschaft oder Konsulat) des Landes vorgenommen, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Diese bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers. Für Länder, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, wird statt der Legalisation eine Apostille ausgestellt.


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Was sind die häufigsten Gründe für die Ablehnung einer Endbeglaubigung?

Formelle Mängel der Urkunde

Eine Endbeglaubigung wird häufig abgelehnt, wenn die Urkunde nicht im Original vorgelegt wird oder das Ausstellungsdatum mehr als sechs Monate zurückliegt. Auch das Fehlen eines Dienstsiegels der ausstellenden Behörde führt zur Ablehnung.

Fehlende Vorbeglaubigung

Die Endbeglaubigung scheitert regelmäßig an einer fehlenden oder unzureichenden Vorbeglaubigung. Bei notariellen Urkunden muss zunächst eine Vorbeglaubigung durch das zuständige Landgericht erfolgen. Ohne diese vorgeschaltete Beglaubigung kann das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten keine Endbeglaubigung vornehmen.

Elektronische Dokumente

Bei elektronisch erstellten und signierten Dokumenten ist eine Endbeglaubigung derzeit nicht möglich. Dies betrifft besonders von IHKs elektronisch bescheinigte und anschließend ausgedruckte Dokumente, die das BfAA nicht endbeglaubigt.

Unzulässige Urkundenarten

Bestimmte Dokumente sind von der Endbeglaubigung ausgeschlossen. Dazu gehören:

  • Reine Produktbeschreibungen und Packlisten ohne IHK-Bestätigung
  • Dokumente mit automatisierten Unterschriften ohne manuelle Nachbeglaubigung
  • Kopien von Urkunden, auch wenn diese beglaubigt sind, sofern sie nicht von der ausstellenden Stelle selbst gefertigt wurden

Fehlende Originalunterschriften

Eine Endbeglaubigung wird verweigert, wenn die Unterschriften nicht im Original geleistet wurden. Dies gilt insbesondere bei Dokumenten, die nur mit automatisierten oder digitalen Unterschriften versehen sind. Die Unterschrift muss grundsätzlich in Gegenwart der beglaubigenden Person vollzogen oder anerkannt worden sein.


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Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung der FAQ Fragen keine individuelle Rechtsberatung ersetzen kann. Haben Sie konkrete Fragen oder Anliegen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir beraten Sie gerne.


Glossar – Fachbegriffe kurz erklärt

Endbeglaubigung

Eine Endbeglaubigung ist die letzte und höchste Stufe der Beglaubigung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr. Sie wird vom Bundesverwaltungsamt vorgenommen und bestätigt die Echtheit aller vorherigen Beglaubigungen einer Urkunde. Dies ist notwendig, wenn Dokumente im Ausland verwendet werden sollen. Die Endbeglaubigung erfolgt nach strengen formalen Vorgaben gemäß § 13 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) und internationalen Vereinbarungen. Beispiel: Eine in Deutschland notariell beglaubigte Vollmacht soll im Ausland verwendet werden – dafür ist nach der notariellen Beglaubigung und Zwischenbeglaubigung noch die Endbeglaubigung erforderlich.


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Zwischenbeglaubigung

Die Zwischenbeglaubigung ist eine amtliche Bestätigung, die zwischen der notariellen Beglaubigung und der Endbeglaubigung erfolgt. Sie wird durch den Präsidenten des zuständigen Landgerichts vorgenommen und bestätigt die Echtheit der notariellen Unterschrift und Siegels. Diese Beglaubigungsstufe ist nach § 19 Bundesnotarordnung (BNotO) vorgeschrieben. Beispiel: Ein Notar beglaubigt ein Dokument, dann bestätigt der Landgerichtspräsident die Echtheit dieser notariellen Beglaubigung, bevor das Dokument zur Endbeglaubigung eingereicht werden kann.


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Legalisation

Die Legalisation ist ein völkerrechtliches Verfahren zur Anerkennung ausländischer öffentlicher Urkunden. Sie bestätigt die Echtheit einer Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und die Echtheit des Siegels auf der Urkunde. Die rechtliche Grundlage findet sich im Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Alternativ zur Legalisation wird in vielen Fällen die vereinfachte Apostille verwendet. Ein typisches Beispiel ist die Legalisation deutscher Urkunden durch die Botschaft des Ziellandes für deren Verwendung im Ausland.


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Beglaubigungsvermerk

Der Beglaubigungsvermerk ist die schriftliche, formgebundene Bestätigung eines Notars oder einer anderen befugten Stelle über die Echtheit einer Unterschrift oder Abschrift. Er muss nach § 39 Beurkundungsgesetz (BeurkG) bestimmte Formalien enthalten wie Ort, Datum und Unterschrift des Notars. Ein Beglaubigungsvermerk kann auf dem Original oder einem separaten Blatt angebracht werden, das dann mit der Urkunde fest verbunden wird. Beispiel: Der Notar bestätigt mit seinem Beglaubigungsvermerk, dass die Unterschrift unter einer Vollmacht tatsächlich von der angegebenen Person stammt.

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Wichtige Rechtsgrundlagen


  • Apostille gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961: Dieses internationale Abkommen erleichtert die Anerkennung öffentlicher Urkunden zwischen den Vertragsstaaten durch Anbringung einer Apostille, die die Echtheit der Urkunde bestätigt. In Deutschland wird die Apostille durch zuständige Behörden wie Notare oder Gerichte ausgestellt.
    Im vorliegenden Fall ist die Endbeglaubigung der Vollmacht für die Verwendung im Irak vorgesehen, ein Staat, der das Haager Übereinkommen unterzeichnet hat. Die Ablehnung des Bundesverwaltungsamtes zur Endbeglaubigung verhindert somit die notwendige Legalisation für die internationale Nutzung der Urkunde.
  • Gesetz über die öffentliche Beglaubigung von Urkunden (BeurkG): Dieses Gesetz regelt die Befugnisse von Notaren und Behörden zur Beglaubigung und Endbeglaubigung von Urkunden. Es legt fest, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine Urkunde als öffentlich beglaubigt anerkannt wird.
    Der Kläger, als Notar, hat die Unterschrift seiner Klientin beglaubigt und um eine Endbeglaubigung gebeten, die jedoch aufgrund fehlender Vorbeglaubigung der Übersetzung durch das Landgericht Köln abgelehnt wurde. Das BeurkG ist somit zentral für die Bewertung der Rechtmäßigkeit der Ablehnung.
  • Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO): Die VwGO regelt das Verfahren vor den Verwaltungsgerichten in Deutschland, einschließlich der Klagearten, Zuständigkeiten und Verfahrensabläufe. Sie definiert auch die Voraussetzungen für die Erfolgsaussichten einer Klage gegen Verwaltungsakte.
    Der Kläger hat gemäß der VwGO eine Fortsetzungsfeststellungsklage erhoben, um feststellen zu lassen, dass die Versagung der Endbeglaubigung rechtswidrig ist. Die Anwendbarkeit der VwGO bestimmt, wie das Gericht über die Klage entscheidet.
  • Verwaltungsverfahrengesetz (VwVfG): Dieses Gesetz legt die Grundsätze für das Verwaltungshandeln fest, einschließlich der Rechte der Beteiligten, Verfahrensbeteiligung und Beweisführung. Es regelt auch den Widerspruchs- und Rechtsbehelfsweg gegen Verwaltungsentscheidungen.
    Nachdem das Bundesverwaltungsamt die Endbeglaubigung abgelehnt und den Widerspruch des Klägers zurückgewiesen hat, ist das VwVfG relevant für die Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Verwaltungsakts durch das Verwaltungsgericht.
  • Kostenregelungen in der VwGO: Die VwGO bestimmt, wer die Kosten eines Verfahrens zu tragen hat und unter welchen Voraussetzungen eine Partei die Kosten zurückerstatten muss. Dies umfasst insbesondere die Entscheidung darüber, wer die Verfahrenskosten übernimmt, wenn eine Klage abgewiesen wird.
    Im Urteil wurde entschieden, dass der Kläger die Verfahrenskosten trägt. Die Anwendung der Kostenregelungen der VwGO stellt sicher, dass die Kostentragung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt.

Das vorliegende Urteil


VG Köln – Az.: 10 K 1338/21 – Urteil vom 13.09.2024


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