Skip to content

Anforderungen an Eintragung in das Handelsregister in öffentlich beglaubigter Form

Oberlandesgericht Brandenburg – Az.: 7 W 75/20 – Beschluss vom 30.06.2021

Die Beschwerde des Beschwerdeführers vom 31.08.2020 gegen die Zwischenverfügung des Amtsgerichts Cottbus – Registergericht – vom 05.08.2020 wird zurückgewiesen.

Gründe

Die zulässige Beschwerde (§ 58 FamFG) hat in der Sache keinen Erfolg; sie ist unbegründet.

Die Geschäftsführerin der (X) GmbH, Frau S… R…, hat unter dem 09.07.2020 notariell beglaubigt zur UR Nr. …/2020 des Beschwerdeführers eine Änderung der Geschäftsanschrift der Gesellschaft zur Eintragung im Handelsregister angemeldet; die neue Anschrift lautet: …. Unter dem 13.07.2020 hat der Beschwerdeführer die Übereinstimmung der in dieser Datei enthaltenen Bilddaten (Abschrift) mit dem ihm vorliegenden Papierdokument (Urschrift) beglaubigt.

Das Amtsgericht hat mit der angefochtenen Zwischenverfügung zu Recht diese Anmeldung als nicht formgerecht beanstandet und zur Behebung des Eintragungshindernisses eine Frist von einem Monat gesetzt. Anstelle der bildlichen Wiedergabe der Unterschriften der Geschäftsführerin S… R… und des Notars sei in der elektronischen Leseabschrift neben ihren gedruckten Namen jeweils ein „gezeichnet“ bzw. „gez.“ wiederzugeben. Diese Bestandteile müssten zwingend vorhanden sein, weil nur dadurch die Leseabschrift die Original-Papierurkunde vollständig widerspiegle.

Der Senat folgt den Gründen der angefochtenen Entscheidung, der amtsgerichtlichen Nichtabhilfeentscheidung vom 22.09.2020 und der vorausgegangenen Verfügungen des Amtsgerichts vom 16. und 28.07.07.2020, auf die zur Begründung ergänzend Bezug genommen wird.

Ist eine Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister unvollständig oder steht der Eintragung ein anderes durch den Antragsteller behebbares Hindernis entgegen, hat das Registergericht dem Antragsteller eine angemessene Frist zur Beseitigung des Hindernisses zu bestimmen (§ 382 Abs. 4 FamFG). Dies ist vorliegend der Fall, denn die Anmeldung zur Änderung der Geschäftsanschrift der Gesellschaft ist nicht formgerecht. Gemäß § 12 Abs. 1 S. 1 HGB sind Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen.

Die Anordnung des § 12 Abs. 1 S. 1 HGB, dass Anmeldungen zur Eintragung „elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen sind“ ist dahingehend zu verstehen, dass zunächst eine entsprechende papiergebundene Anmeldungserklärung erstellt wird, zu welcher die Unterschriften der anmeldenden Personen öffentlich beglaubigt sein müssen. Die Erklärung muss damit grundsätzlich schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Anmeldenden von einem Notar beglaubigt werden (§ 129 Abs. 1 S. 1 BGB, §§ 39, 40 BeurkG, § 20 Abs. 1 BNotO).

Aus dem Beglaubigungsvermerk muss sich der Vollzug oder die Anerkennung der Unterschrift bei einem Notar ergeben; auch muss der Vermerk die Person bezeichnen, welche die Unterschrift vollzogen oder anerkannt hat und Unterschrift und Siegel des Notars enthalten (§§ 39, 40 Abs. 1 und 3 BeurkG). Der Notar muss ferner eine Identitätsprüfung desjenigen, dessen Unterschrift beglaubigt werden soll, vornehmen (vgl. § 6 DONot).

Der in § 12 Abs. 1 HGB für eine Anmeldung zum Handelsregister vorgeschriebene Form wurde zu Zeiten des Papierverkehrs bereits genügt, wenn die – nicht zu lange vor der Einreichung erstellte – beglaubigte Abschrift der öffentlich beglaubigten Anmeldungserklärung bei dem Registergericht eingereicht wird; dies gilt bei Anfertigung einer elektronischen Aufzeichnung naturgemäß ebenso. Das auf diesem Weg hergestellte Original der Papieranmeldung kann nach dem Medienwechsel jedoch dem Registergericht nicht mehr eingereicht werden, sondern verbleibt regelmäßig bei dem beglaubigenden Notar. In einem, sich nun anschließenden, zweiten Schritt muss gemäß Abs. 2 S. 2 Hs. 2 das Papierdokument durch einen deutschen Notar unter Berücksichtigung des § 39a BeurkG in die elektronische Form überführt werden. Grund hierfür ist, dass eine unmittelbare öffentliche Beglaubigung in elektronischer Form nicht denkbar ist, da nach geltendem Recht nur die Beglaubigung von Unterschriften vorgesehen ist, nicht aber von elektronischen Signaturen. Schließlich ist in einem abschließenden Verfahrensabschnitt die hergestellte elektronische Urkunde an das Registergericht auf elektronischem Wege zu übermitteln.

Als elektronisches Äquivalent der bisher zumindest einzureichenden beglaubigenden Abschrift der Originalanmeldungserklärung verlangt § 12 Abs. 2 S. 2 Hs. 2 HGB die Beifügung eines elektronischen Zeugnisses nach § 39a BeurkG. Bei Übersetzung der Beglaubigung in ein elektronisches Medium steht hierbei die qualifizierte elektronische Signatur des Notars für seine eigenhändige Unterschrift. Der gemäß § 39a S.4 BeurkG erforderliche Nachweis der Notareigenschaft kann durch ein Attribut der Notareigenschaft als Bestandteil des qualifizierten Zertifikats erbracht werden.

Die mit dem elektronischen Vermerk zu versehende Aufzeichnung der Originalerklärung muss inhaltlich mit dieser übereinstimmen. Nicht gefordert ist allerdings, dass es sich um eine fotomechanische Kopie handelt, die im Wege eines Scanvorgangs hergestellt wurde, da im Gegensatz zum Wortlaut des Abs. 2 S. 2 Hs. 1 im Rahmen des Hs. 2 dieser Vorschrift keine Aufzeichnung, sondern lediglich ein „Dokument“ erforderlich ist. Damit besteht insbesondere die Möglichkeit, „Leseabschriften“ direkt durch einen Vorgang der Datenverarbeitung zu generieren, indem das Notarsiegel nur dem Ort nach bezeichnet (locum sigulum, kurz l. s.) und die Unterschrift angedeutet wird (gezeichnet, kurz „gez.“ samt Namen; MüKo HGB/Krafka HGB 5. Aufl. 2021 § 12 Rn. 14, 17 – 20 m.w.N.).

Von der Möglichkeit der Herstellung einer solchen „Leseabschrift“ ist im vorliegenden Falle Gebrauch gemacht worden. Es mangelt jedoch – wie das Amtsgericht zu Recht ausgeführt hat – an dem Zusatz gezeichnet bzw. kurz „gez.“.

Einer Kostenentscheidung bedarf es nicht, §§ 22 Abs. 1, 25 Abs. 1 GNotKG.

Wie kann ich Ihnen als Notar helfen?

Gerne beantworten wir Ihre Fragen und Anliegen so schnell wie möglich.

Sie können uns Ihr Anliegen in einem persönlichen Gespräch in unseren Kanzleiräumen in Kreuztal, bei einem Hausbesuch bei Ihnen, in einem persönlichen Telefonat oder auch per E-Mail schildern.

Möchten Sie einen Termin mit Herrn Rechtsanwalt und Notar Dr. Gerd Christian Kotz vereinbaren? Sie können mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in unserer Kanzlei Beurkundungstermine oder Besprechungstermine per Email, Telefon oder Telefax vereinbaren.

Notar Dr. Kotz - Beratung

Ratgeber und Tipps

Interessante Urteile mit notarieller Relevanz